Onlangs had ik een gesprek met een grote verzekeraar over de integratie van de digitale handtekening voor de gehele organisatie. Ze waren de laatste jaren erg gefocust op Lean management en Six Sigma en digitaal ondertekenen was een uitstekende aanvulling op hun wensen en plannen. Een goed moment om eens stil te staan bij digitaal ondertekenen en Lean management. Want ik denk dat het invoeren van de digitale handtekening altijd binnen de Lean Six Sigma methode valt en een enorme bijdrage levert aan het lean maken van een organisatie.
 

Lean en Six Sigma

Lean en Six Sigma worden doorgaans door elkaar gebruikt, maar eigenlijk zijn het twee verschillende filosofieën die beide betrekking hebben op procesverbetering. Maar, er zijn een aantal verschillen. Even het geheugen opfrissen…

Logo six sigmaSix Sigma is erg op statistiek gestoeld en data driven. Bij Six Sigma moeten de beoogde verbeteringen meetbaar zijn aan de hand van doelstellingen en er is een strak 5-stappenplan, Dmaic genaamd. En per stap is er weer een toolbox met methoden en technieken. Bij Six Sigma heb je ook nog allerlei rollen; Champions, Master Black Belts, Black belts, Green Belts en Yellow Belts. Six Sigma is oorspronkelijk door Motorola midden jaren ‘80 in de USA ontwikkeld. Het kreeg grote bekendheid toen het door Jack Welch bij General Electric werd toegepast en er daar binnen een paar jaar miljarden werden bespaard.

Lean muda mura muriDe Lean filosofie streeft continu naar perfectie en is gericht op het identificeren en elimineren van allerlei verspillingen. Want volgens de Lean filosofie zijn er 3 vormen van verspilling die perfectie in de weg staan; Muda, Mura en Muri. De drie Mu's of 3 M's, ze staan voor verspilling, procesvariatie en vraagvariatie. Aan de wieg van de Lean methode staat de Toyota way.

Digitale handtekening Lean?

De voordelen van een geavanceerde of gekwalificeerde digitale handtekening kennen we wel. Naast een behoorlijke kostenbesparing zijn controle en grip op het gehele ondertekenproces de belangrijkste voordelen. Maar past de digitale handtekening ook in de Lean filosofie?

Bij de Lean filosofie wordt gestreefd naar perfectie en is een van de zaken die perfectie in de weg staat; Muda. Ofwel verspillingen of niet waarde toevoegende activiteiten, zoals wachten, dubbele handelingen en onnodig transport van materiaal en informatie. Ik zou bijna zeggen dat de digitale handtekening het tegenovergestelde is van Muda. Met de digitale handtekening wordt wachten gereduceerd en is er grip om het wachten te verkorten. Er kan sneller worden getekend en sneller worden begonnen met bijvoorbeeld de werkzaamheden die in de contracten worden vastgelegd. Er worden ook geen dubbele handelingen verricht zoals het inscannen van getekende documenten of documenten opnieuw versturen nadat er ondertekend is door de partijen. Om maar te zwijgen over het onnodige transport van informatie. En stel er ontstaat een keer een discussie over een contract met één van de ondertekenaars, bijvoorbeeld omdat die bij het tekenen van de papieren versie een kleine note heeft geplaatst op het contract bij een artikel. Wat een verspilling, die met digitaal ondertekenen niet gaat voorkomen.
 

Is Digitaal ondertekenen Six Sigma?

Voor Six Sigma geldt een gelijksoortig iets. Zoals gezegd, Six Sigma is gericht op het verbeteren van bedrijfskundige processen door oorzaken van fouten (elke soort ongewenst resultaat) op te sporen en te elimineren. Daarmee wordt ook de variatie in de output processen gereduceerd opdat de kans dat producten en diensten in overeenstemming zijn met hetgeen de klant verwacht, zo groot mogelijk wordt. Met digitale handtekeningen behoren fouten in het ondertekenproces tot het verleden. Geen wachttijden en grip op het ondertekenproces, ook voor de klanten en relaties. Geen eenzijdige aanpassingen in contracten die over het hoofd worden gezien door ondertekenaars. Maar een ondertekenproces zoals de klant mag verwachten, snel, eenduidig en betrouwbaar.

Of het nou gaat om de Lean filosofie of om Six Sigma (of Lean Six Sigma), beide filosofieën willen een aantoonbare en duurzame verbetering van het bedrijfsresultaat. En ligt de focus op de klant en wat deze echt belangrijk vindt. Beide leiden tot het reduceren van kosten, het verhogen van de klanttevredenheid én het verkorten van de doorlooptijd. De digitale handtekening is een belangrijke schakel in alle drie aspecten en mag niet ontbreken in ieder Lean of Six Sigma project.
 
 
Deze blog is geschreven door Hans ter Beek, een van de oprichters van Zynyo. Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog, neem dan contact op met Zynyo.