Digitaal ondertekenen wordt steeds meer gemeengoed en het aantal organisaties dat overgaat op digitaal ondertekenen is groeiende. Men ziet de voordelen van de digitale handtekening ondertussen wel in. Controle en grip op het gehele ondertekenproces is een belangrijke reden voor de overstap. Maar het is ook goedkoper en sneller dan de ouderwetse met de handgeschreven handtekening. Daarnaast zal voor een aantal organisaties het MVO-karakter van de digitale handtekening nog een rol spelen in het adoptieproces.

Wat veel organisaties vaak uit het oog verliezen is dat digitaal ondertekenen voor hun klanten ook enorme voordelen met zich meebrengt. Ik wil daarom in deze blog eens wat dieper ingaan op de voordelen voor de klanten en relaties van de organisaties die digitaal ondertekenen. Voor alle ondertekenaars dus.

 

Gelijk aan de slag

Allereerst is het goed om te weten dat de ondertekenaars niets hoeven te installeren of speciale software nodig hebben om digitaal te kunnen ondertekenen. Alles gebeurt binnen de bestaande en gebruikte toepassingen. Authenticatie van de ondertekenaars gaat ook via bestaande middelen zoals mail en mobile. Kortom, de klant of relatie kan er gelijk mee aan de slag.

 

Anytime anyplace anyhow

De ondertekenaars kunnen in principe overal en altijd digitaal ondertekenen. Direct na de authenticatie, kan de handtekening worden geplaatst. Dit kan met bijna elke device en op elke plek. Men hoeft dus niet achter een bureau te zitten en een papier te ondertekenen. Met een digitale handtekening kan overal en altijd worden ondertekend. Onderweg, thuis, op kantoor, in de auto, you name it. Wel zo makkelijk en snel. Geen belemmering dus meer niet te ondertekenen. Ook voor de aanbieder van het contract wel zo prettig.

 

Ondersteuning bij ondertekenen

Alle ondertekenaars krijgen al dan niet automatisch alerts en herinneringen dat ze een contract kunnen doorlezen en ondertekenen. Mocht er dus een keer een stuk blijven liggen, dan ontvangen de ondertekenaars vanzelf een persoonlijk bericht dat ze nog kunnen ondertekenen. En dat kan dan weer anytime, anyplace en anyhow. Zo worden ze geholpen bij het ondertekenen van allerlei stukken.

 

Ondertekenaars zijn geïnformeerd

Omdat de ondertekenaars deel uitmaken van het gehele ondertekenproces, worden ze ook op de hoogte gehouden van de status van het hele proces. Ze krijgen niet alleen bericht dat ze zelf nog iets moeten doen, maar ook wanneer anderen dat gedaan hebben en het contract feitelijk getekend is door de partijen. En dat dan weer allemaal automatisch. Wel zo makkelijk!

 

Minder tijd en minder gedoe

En omdat ondertekenen zo makkelijk is, kost het ondertekenaars minder tijd en minder gedoe. De ondertekende documenten hoeven niet terug te worden gestuurd per post. Of hoeven ingescand te worden en dan te mailen. Nadat alle partijen ondertekend hebben, krijgen alle contractpartijen een digitaal afschrift per mail. Dat scheelt een hoop tijd en gedoe.

 

Veilig ondertekenen

Digitaal ondertekenen is eigenlijk veiliger dan de zogenoemde natgeschreven handtekening. Omdat de authenticatie van een hoger niveau is. Eigenlijk is de authenticatie (dat degene die ondertekent ook degene is die moet ondertekenen) bij een natte handtekening van een lager niveau omdat er meestal geen controle plaatsvindt t.a.v. de ondertekenaars. Iedereen zou kunnen ondertekenen. Bij digitaal ondertekenen krijgt de ondertekenaar persoonlijke bericht en vindt er een echte authenticatie plaats. Zo kan de ondertekenaar ervan op aan dat er geen document getekend kan worden zonder zijn of haar instemming. Wel zo veilig!

 

Deze blog is geschreven door Hans ter Beek, een van de oprichters van Zynyo. Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog, neem dan contact op met Zynyo.