Erweitern Sie Ihr Microsoft Office 365 mit eSignatures-Plug-ins

Die Nutzung von Cloud-Lösungen durch niederländische Unternehmen und Institutionen nimmt weiter zu. Inzwischen nutzen 68 Prozent der Unternehmen in den Niederlanden eine oder mehrere Softwarelösungen in der Cloud. Cloud-Anwendungen sind vor allem bei multinationalen Unternehmen und der Regierung beliebt. Mit einem Marktanteil von 39,7 Prozent ist Microsoft der größte Anbieter von Cloud-Software.

Die Microsoft Office 365-Suite verfügt über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung von Unternehmen in den Bereichen Dokumentenmanagement, Prozessmanagement und Online-Zusammenarbeit. Zynyo hat die Notwendigkeit erkannt, dass Unternehmen von der Cloud aus arbeiten müssen und integriert seine Signaturplattform mit Microsoft, um Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren. Durch die Kombination von Microsoft und Zynyo können Dokumente digital bearbeitet werden und Arbeitsabläufe werden nicht mehr durch zeitraubende Aufgaben wie Drucken, Unterschreiben, Versenden und Scannen unterbrochen.

Zynyo hat eine Anwendung für SharePoint Online entwickelt, mit der Dokumente in dieser Microsoft-Umgebung signiert werden können. Die App ermöglicht es, Dokumente zum Signieren direkt aus der SharePoint-Umgebung Ihrer Organisation zu versenden und nach dem Signieren wieder zu empfangen. Da es sich bei einer digitalen Signatur um eine rechtlich anerkannte Unterschrift handelt, werden Anforderungen an das signierte Dokument gestellt, so dass beim Versand zusätzliche Kontaktinformationen zur Identifizierung des Unterzeichners erforderlich sind.

Ein weiteres leistungsstarkes Produkt innerhalb der Office 365-Suite ist Power Automate (früher bekannt als Flow). Diese Workflow-Anwendung automatisiert zeitraubende Aufgaben in Geschäftsprozessen, indem sie Office 365-Anwendungen, externe Anwendungen, Dateien und Daten miteinander kommunizieren lässt. In diesem Video erhalten Sie einen kurzen Eindruck von Power Automate:

Die Möglichkeiten des digitalen Signierens in Kombination mit Power Automate sind groß und ideal für die Erstellung von Arbeitsprozessen mit einer festen Abfolge von Unterzeichnern. Ein Beispiel für automatisierte Schritte innerhalb eines solchen Arbeitsprozesses in Kombination mit digitalem Signieren sieht so aus:

• Jemand bereitet ein Dokument vor und speichert es in einem Ordner mit Dokumenten, die genehmigt werden müssen, bevor sie an den/die Unterzeichner gesendet werden.
• In dem Moment, in dem das Dokument in den Ordner gelegt wird, erhält der Vorgesetzte automatisch eine (E-Mail-)Nachricht, dass das Dokument zur Genehmigung bereit ist.
• Wenn der Vorgesetzte das Dokument mit der Erweiterung "Genehmigungen" genehmigt, beginnt der Unterzeichnungsprozess automatisch (unterstützt durch den eSign Connector). Eine Einladung zum Unterschreiben wird nun per E-Mail an die voreingestellten Standardunterzeichner gesendet.
• Nachdem alle Signaturen eingegangen sind, wird eine signierte Version des Dokuments in einem zuvor zugewiesenen Repository (Ordner oder Archiv) gespeichert.

Wenn Sie SharePoint als Ihr Dokumentenverwaltungssystem verwenden, können Sie problemlos automatische Workflows erstellen, um Dokumente aus Ihrer Dokumentenbibliothek zur Unterzeichnung zu versenden.

Möchten Sie dies in Ihren Geschäftsprozessen anwenden? Bitte kontaktieren Sie uns.