Gemeinden

Fallorientiertes Arbeiten ist seit Jahren ein wichtiges Thema für alle Gemeinden in den Niederlanden. Es geht darum, die Erbringung von Dienstleistungen, die Effizienz der Arbeit, die Zugänglichkeit von Informationen und Kosteneinsparungen zu verbessern. Digitales fallorientiertes Arbeiten geht über die bloße Nutzung eines IKT-Systems hinaus.

Es geht vor allem um die Prozesse im Unternehmen und in der Kette. Ein wichtiges Thema bei der Entwicklung des fallorientierten Arbeitens ist die Verwendung von digitalen Signaturen.

Bundesweit wurde bereits vereinbart, dass kommunale Dienstleistungen ab dem 1. Januar 2017 vollständig digital sein müssen. Ab dem 29. September 2018 gelten die eIDAS-Vorschriften auch für den öffentlichen Sektor. Die Gemeinden, aber auch andere öffentliche Einrichtungen, bereiten sich auf die Verwendung digitaler Signaturen vor. Dabei ergeben sich logischerweise viele Fragen.

Zynyo ist der Ansicht, dass jede Gemeinde in diesem Bereich eine andere, individuelle Politik verfolgt. Im Übrigen bieten die Gesetze und Mandate diesen Raum. In einer Gemeinde werden beispielsweise Briefe und Entscheidungen auf Papier an Bürger und Unternehmen verschickt, die eine "schriftliche" Unterschrift tragen. Andere Gemeinden verwenden noch nicht offiziell digitale Signaturen, sondern senden Bestätigungen, in denen sie angeben, dass das Dokument digital erstellt wurde. In anderen Gemeinden wird bereits viel digital unterschrieben.

Zynyo erlebt die Diskussionen mit diesen Parteien aufgrund seiner Erfahrungen mit verschiedenen Gemeinden und anderen Regierungen als sehr interessant. Zum Beispiel, wenn es um die digitale Signatur geht, die für das Gesetz zur Normalisierung des Rechtsstatus von Beamten (WNRA) verwendet werden kann, auf dessen Grundlage die Regierungen zivilrechtliche Arbeitsverträge mit ihren Beamten abschließen werden. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob die fortgeschrittene digitale Signatur ausreicht oder ob eine qualifizierte digitale Signatur verwendet werden muss. Zynyo ist gerne bereit, dieses Thema zu diskutieren, um seine Vision und Erfahrung zu teilen.

Die digitale Unterschrift ist effizient

Untersuchungen haben ergeben, dass die meisten Fallarten und regulären Entscheidungen nicht unterzeichnet werden müssen. Stattdessen kann ein Schreiben oder ein Bescheid als elektronisch erstellt und damit nicht manuell signiert gekennzeichnet werden.

Darüber hinaus ist es effizienter, nach Möglichkeit digitale Signaturen zu verwenden, so dass in möglichst vielen Fällen der Realisierungsprozess oder der Entscheidungsprozess vollständig digital durchlaufen werden kann. Das Unterschreiben, Scannen und Hinzufügen eines ausgehenden Dokuments zu einem Vorgang ist arbeitsintensiv und nicht effizient. In vielen Fällen ist eine fortgeschrittene digitale Signatur ausreichend, wenn nachgewiesen werden kann, dass ein ausgehendes Dokument von der richtigen und kompetenten Person autorisiert wurde. Dies gilt nicht nur für ausgehende Dokumente, sondern auch für interne Dokumente und Verwaltungsentscheidungen.

In den Fällen, in denen eine fortgeschrittene digitale Signatur nicht ausreicht (z. B. bei Arbeitsverträgen), kann eine qualifizierte digitale Signatur verwendet werden. Dies ist rechtlich gleichwertig mit einer schriftlichen Unterschrift.

Auswirkungen auf die Gemeinde

Der Einsatz fortgeschrittener und qualifizierter digitaler Signaturen für Kommunen kann in der Regel in bestehende IKT-Systeme integriert werden. Eine kleine Erweiterung der verwendeten Schnittstellen ist oft ausreichend. Dadurch wird die Arbeit mit digitalen Signaturen schnell in die bestehenden Prozesse integriert und die Kosten sind marginal.