Municipalités

Le travail axé sur les cas est un thème majeur pour toutes les municipalités des Pays-Bas depuis des années. Il s'agit d'améliorer la prestation de services, l'efficacité du travail, l'accessibilité de l'information et la réduction des coûts. Le travail numérique axé sur les cas va au-delà de la simple utilisation d'un système TIC.

Il s'agit avant tout des processus dans l'organisation et dans la chaîne. Une question importante dans le développement du travail orienté cas est l'utilisation des signatures numériques.

Il a déjà été convenu à l'échelle nationale que les services municipaux devaient être entièrement numériques à partir du 1er janvier 2017. Par ailleurs, à partir du 29 septembre 2018, les règles eIDAS s'appliqueront également dans le secteur public. Les municipalités, mais aussi d'autres institutions publiques, se préparent à l'utilisation des signatures numériques. Ce faisant, logiquement, de nombreuses questions se posent.

Zynyo constate que les municipalités ont chacune des politiques différentes, individuelles, dans ce domaine. D'ailleurs, les lois et les mandats prévoient cet espace. Dans une municipalité, par exemple, les lettres et les décisions sont envoyées sur papier aux citoyens et aux entreprises avec une signature "écrite". D'autres municipalités n'utilisent pas encore officiellement les signatures numériques mais envoient des accusés de réception indiquant que le document a été produit numériquement. Alors que d'autres municipalités encore font déjà beaucoup de signatures numériques.

D'après son expérience avec diverses municipalités et autres gouvernements, Zynyo considère les discussions avec ces parties comme très intéressantes. Par exemple, lorsqu'il s'agit de la signature numérique qui peut être utilisée pour la loi sur la normalisation du statut juridique des fonctionnaires (WNRA), sur la base de laquelle les gouvernements concluront des contrats de travail de droit civil avec leurs fonctionnaires. Dans ce contexte, la question est de savoir si la signature numérique avancée suffit, ou si une signature numérique qualifiée doit être utilisée. Zynyo est heureux de discuter de ce sujet afin de partager sa vision et son expérience.

La signature numérique est efficace

La recherche a montré que la plupart des types d'affaires et des décisions ordinaires ne doivent pas être signés. Au lieu de cela, une lettre ou une décision peut être marquée comme étant générée électroniquement et donc non signée manuellement.

En outre, il est plus efficace d'utiliser des signatures numériques dans la mesure du possible, de sorte que, dans un maximum de cas, le processus de réalisation ou de décision puisse être entièrement numérique. Signer, scanner et ajouter un document sortant à un dossier demande beaucoup de travail et n'est pas efficace. Dans de nombreux cas, une signature numérique avancée suffit s'il peut être démontré qu'un document sortant a été autorisé par la personne correcte et compétente. Cela s'applique non seulement aux documents sortants, mais aussi aux documents internes et aux décisions administratives.

Dans les cas où une signature numérique avancée ne suffit pas (par exemple, dans les contrats de travail), une signature numérique qualifiée peut être utilisée. Ceci est juridiquement équivalent à une signature écrite.

Impact pour la municipalité

L'utilisation de signatures numériques avancées et qualifiées pour les municipalités peut généralement être intégrée dans les systèmes TIC existants. Une petite extension des interfaces utilisées est souvent suffisante. Par conséquent, le travail avec les signatures numériques est rapidement adopté dans les processus existants et les coûts sont marginaux.