eDelivery
Courrier recommandé dans votre organisation
Les envois recommandés de documents, un service de livraison légalement valide pour la preuve et le transfert sécurisé d'informations au sein de votre organisation.
Le courrier recommandé dans les organisations est utilisé pour prouver de manière légale et irréfutable le moment de l'envoi, le contenu et la remise d'une communication par courrier électronique à un ou plusieurs destinataires.
L'e-mail recommandé est une alternative juridiquement valable au courrier recommandé. Avec le courrier recommandé, vous obtenez également un reçu pour avoir une garantie légale sur la livraison des documents et le moment de la livraison. L'une des différences est que le courrier recommandé est moins cher et souvent plus rapide.
Garanties légales courrier recommandé dans votre organisation
Mais eDelivery est aussi un moyen de donner des garanties juridiques ("track-and-trace") aux messages et documents que vous envoyez maintenant par courrier électronique ordinaire. De cette façon, vous obtenez également une preuve fiable pour les courriels importants. Cela peut être utile dans un monde où le trafic numérique (commercial) joue un rôle de plus en plus important. Si un tiers nie que vous lui avez envoyé un courriel, que vous n'en avez pas reçu le contenu ou que le courriel n'est pas celui que vous prétendez avoir envoyé, vous pouvez désormais le prouver facilement.
Comment fonctionne le courrier recommandé dans votre organisation ?
Un courriel enregistré fonctionne de la même manière qu'un courriel normal. Comme pour tout type de communication, il y a un expéditeur qui envoie le courriel et un destinataire qui le reçoit. Mais la grande différence dans l'envoi d'un courriel enregistré est qu'une tierce partie est impliquée dans la livraison du courriel. Ce "livreur numérique" est responsable de plusieurs actions, à savoir (i) l'enregistrement du courrier électronique et de son contenu, (ii) la remise du courrier électronique aux destinataires et (iii) l'obtention d'une preuve légale (reçu) de l'ensemble du processus de remise.
Une fois l'e-mail délivré, un reçu est émis avec toutes les preuves numériques recueillies au cours du processus d'envoi de l'e-mail. Il s'agit d'un document PDF qui sert de preuve avec une sécurité juridique prouvant qui a envoyé quoi à qui et quand. Le courrier recommandé utilise la technologie de la signature électronique, qui permet de signer les reçus de livraison.
Une fois que vous avez envoyé un message enregistré numériquement, nous agissons en tant que livreur numérique de votre message de manière certifiée. Une caractéristique unique de notre service est que les actions du destinataire ne sont pas décisives. L'accusé de réception est émis automatiquement. Ainsi, même si le destinataire n'ouvre pas l'e-mail ou le supprime délibérément, vous disposerez toujours d'une preuve légale de la remise de votre message.
"Un courrier électronique enregistré dans le cadre d'eIDAS assure une livraison sécurisée et fiable des messages électroniques entre les parties et fournit la preuve du processus de livraison qui est légalement accepté."
- Joost Hament, directeur juridique de Zynyo
Valeur légale du courrier recommandé
Le courriel enregistré découle de la législation européenne et sa validité juridique a été confirmée à plusieurs reprises par la jurisprudence néerlandaise. Il est également conforme à la théorie dite de l'envoi et de la réception du code civil néerlandais. Conformément à la législation européenne, le courrier recommandé ne peut être refusé au seul motif qu'il est numérique. Cela en fait juridiquement une alternative à la lettre recommandée, à condition bien sûr d'être correctement mise en place.
Les conditions requises pour une adresse électronique enregistrée
- Sécurité : le contenu du message ("enveloppe et contenu") pendant la transmission est sécurisé et ne peut être modifié ("intégrité").
- Intégrité : la date, l'heure de transmission et de réception, l'ouverture du message sont enregistrées par l'horodatage et le sceau électronique.
- Certitude : identification de l'expéditeur et éventuellement du destinataire.
À quoi sert le courrier recommandé ?
L'e-mail recommandé peut être utilisé lorsque la lettre recommandée est requise, par exemple lors de la résiliation d'un bail. Ces situations sont souvent énoncées par la loi ou la coutume. Outre ces objectifs, le courrier recommandé peut également être utilisé à des fins de sécurité. Examinez le rôle croissant de la protection des données personnelles. Avec un e-mail enregistré, vous gardez le contrôle sur qui et quelles données sont partagées. Vous pouvez également en faire la démonstration par la suite. Compte tenu de la diversité des objectifs, plusieurs processus de travail ou cas d'utilisation du courrier recommandé peuvent être identifiés.
Les cas d'utilisation des processus d'entreprise sont nombreux, mais découlent d'exigences différentes :
- Respect des obligations légales ou contractuelles (par exemple, lors de l'annulation d'abonnements, de contrats, de politiques et de services) ;
- Transmission de documents pour lesquels une preuve de la transmission et de l'heure de transmission est requise (par exemple, pour les offres avec une date limite, les lettres de licenciement, les avis de licenciement) ;
- Avis juridiques dans les procédures judiciaires, lettres d'assignation, responsabilités, réclamations et plaintes ;
- Envoi d'avis de crédit et de recouvrement, défauts de paiement, arriérés ;
- Envoyer des documents contenant des informations confidentielles telles que des données sur les clients, les patients, les employés, les citoyens, des documents de prêt, des devis hypothécaires, des contrats et des actes notariés ;
- Protéger la paternité des propositions/projets (protection des droits de propriété intellectuelle).
Comment envoyer des courriels enregistrés ?
Une adresse électronique enregistrée peut être envoyée à partir de tous nos produits. Nous disposons d'une solution pour les petites organisations (PME) ou les grandes organisations (entreprise), mais elle peut également être envoyée à partir de votre environnement sharepoint ou mail.
- L'expéditeur envoie à la plateforme Zynyo le nom, l'adresse e-mail et les documents du destinataire.
- Un courrier avec est envoyé au compte de messagerie du destinataire.
- L'e-mail enregistré contient un lien profond vers les documents dans l'environnement Zynyo. En option, le destinataire ne peut accéder au(x) document(s) qu'après authentification (voir eIDs).
- L'expéditeur et le destinataire du message reçoivent un acte de livraison, une piste d'audit avec les actions de l'expéditeur et du destinataire, l'authentification par le destinataire et les documents envoyés.
Une fois l'e-mail reçu, nous vous enverrons l'acte de livraison en pdf. L'acte de livraison est un document scellé numériquement contenant des informations sur :
- Les documents envoyés
- L'heure à laquelle ils ont été téléchargés
- Le nom du prestataire et du destinataire
- Caractéristiques du destinataire ; données personnelles vérifiées par e-mail et banque
- Les délais de toutes les actions du destinataire
Vous êtes responsable de la conservation de votre acte de livraison mais il peut également être téléchargé à partir de votre compte sur notre plateforme pour une durée de 1 mois.
Curieux de connaître les possibilités ?
Il suffit de nous contacter via les boutons ci-dessous
et nous serons heureux de vous en dire plus.
