eDelivery
Einschreiben in Ihrer Organisation
Einschreibesendungen von Dokumenten, ein rechtsgültiger Zustelldienst für den Nachweis und die sichere Informationsübermittlung in Ihrer Organisation
Das Einschreiben in Organisationen dient dazu, den Zeitpunkt der Übermittlung, den Inhalt und die Zustellung einer E-Mail an einen oder mehrere Empfänger rechtssicher und unwiderlegbar nachzuweisen.
Die eingeschriebene E-Mail ist eine rechtsgültige Alternative zum Einschreiben. Auch beim Einschreiben erhalten Sie eine Quittung, um eine rechtliche Garantie über die Zustellung der Dokumente und den Zeitpunkt der Zustellung zu haben. Ein Unterschied ist, dass Einschreiben billiger und oft schneller sind.
Rechtliche Garantien Einschreiben in Ihrer Organisation
Aber eDelivery ist auch eine Möglichkeit, Nachrichten und Dokumente, die Sie per E-Mail versenden, rechtlich abzusichern ("Track-and-Trace"). Auf diese Weise erhalten Sie auch für wichtige E-Mails einen zuverlässigen Nachweis. Dies kann in einer Welt, in der der digitale (kommerzielle) Verkehr eine immer wichtigere Rolle spielt, von Nutzen sein. Wenn ein Dritter bestreitet, dass Sie ihm eine E-Mail geschickt haben, dass er den Inhalt nicht erhalten hat oder dass die E-Mail nicht dem entspricht, was Sie angeblich gesendet haben, können Sie dies jetzt leicht beweisen.
Wie funktioniert das Einschreiben in Ihrer Organisation?
Eine registrierte E-Mail funktioniert fast genauso wie eine normale E-Mail. Wie bei jeder Art von Kommunikation gibt es einen Absender, der die E-Mail sendet, und einen Empfänger, der sie empfängt. Der große Unterschied beim Versand einer registrierten E-Mail ist jedoch, dass ein Dritter an der Zustellung der E-Mail beteiligt ist. Dieser "digitale Zusteller" ist für mehrere Aktionen verantwortlich, nämlich (i) die Registrierung der E-Mail und ihres Inhalts, (ii) die Zustellung der E-Mail an die Empfänger und (iii) die Sicherstellung des rechtlichen (Empfangs-)Nachweises des gesamten Zustellvorgangs.
Sobald Ihre E-Mail zugestellt ist, wird eine Quittung mit allen digitalen Beweisen ausgestellt, die während des E-Mail-Versands gesammelt wurden. Dabei handelt es sich um ein PDF-Dokument, das als rechtssicherer Nachweis dafür dient, wer wann was an wen geschickt hat. Einschreibebriefe nutzen die elektronische Signaturtechnologie, um Zustellungsbelege damit zu unterzeichnen.
Sobald Sie eine digital registrierte Nachricht senden, fungieren wir als digitaler Zusteller Ihrer Nachricht in einer zertifizierten Weise. Einzigartig an unserem Service ist, dass das Handeln des Empfängers nicht entscheidend ist. Die Empfangsbestätigung wird automatisch ausgestellt, so dass Sie immer einen rechtsgültigen Nachweis über die Zustellung Ihrer Nachricht haben, auch wenn der Empfänger die E-Mail nicht öffnet oder sie absichtlich löscht.
"Eine eIDAS-registrierte E-Mail gewährleistet eine sichere und zuverlässige Zustellung elektronischer Nachrichten zwischen den Parteien und liefert einen Nachweis für den Zustellungsprozess, der rechtlich anerkannt ist."
- Joost Hament, Leiter der Rechtsabteilung von Zynyo
Rechtlicher Wert eines Einschreibens
Die registrierte E-Mail stammt aus dem europäischen Recht und ihre Rechtsgültigkeit wurde in der niederländischen Rechtsprechung wiederholt bestätigt. Sie entspricht auch der so genannten Sende- und Empfangstheorie aus dem niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuch. Gemäß der europäischen Gesetzgebung kann das Einschreiben nicht allein deshalb verweigert werden, weil es digital ist. Damit ist er rechtlich gesehen eine Alternative zum Einschreiben, vorausgesetzt natürlich, er ist ordnungsgemäß eingerichtet.
Die Anforderungen für eine registrierte E-Mail
- Sicherheit: Der Inhalt der Nachricht ("Umschlag und Inhalt") ist während der Übertragung sicher und kann nicht verändert werden ("Integrität")
- Integrität: Datum, Uhrzeit der Übertragung und des Empfangs, Öffnung der Nachricht werden durch Zeitstempel und e-Seal aufgezeichnet
- Gewissheit: Identifizierung des Absenders und eventuell des Empfängers
Wozu dient das Einschreiben?
Die eingeschriebene E-Mail kann verwendet werden, wenn ein Einschreiben erforderlich ist, z. B. bei der Kündigung eines Mietvertrags. Diese Situationen sind oft durch Gesetz oder Gewohnheit festgelegt. Neben diesen Zwecken kann ein Einschreiben auch zu Sicherheitszwecken verwendet werden. Bedenken Sie die zunehmende Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten. Mit einer registrierten E-Mail behalten Sie die Kontrolle darüber, wer und welche Daten weitergegeben werden. Sie können dies auch anschließend demonstrieren. In Anbetracht der vielfältigen Verwendungszwecke lassen sich mehrere Arbeitsabläufe oder Anwendungsfälle für Einschreiben unterscheiden.
Die Anwendungsfälle innerhalb von Geschäftsprozessen sind zahlreich, ergeben sich aber aus unterschiedlichen Anforderungen:
- Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen (z. B. bei der Kündigung von Abonnements, Verträgen, Richtlinien und Dienstleistungen);
- Übermittlung von Dokumenten, bei denen ein Nachweis über die Übermittlung und den Zeitpunkt der Übermittlung erforderlich ist (z. B. bei Angeboten mit Fristen, Kündigungsschreiben, Kündigungs-/Entlassungsmitteilungen);
- Rechtliche Hinweise in Gerichtsverfahren, Vorladungen, Verbindlichkeiten, Forderungen und Beschwerden;
- Versendung von Kredit- und Inkassomitteilungen, Zahlungsausfällen, Zahlungsrückständen;
- Versenden Sie Dokumente mit vertraulichen Informationen wie Kundendaten, Patientendaten, Mitarbeiterdaten, Bürgerinformationen, Kreditunterlagen, Hypothekenangebote, Verträge und notarielle Urkunden;
- Schutz der Urheberschaft von Vorschlägen/Projekten (Schutz der Rechte des geistigen Eigentums).
Wie versenden Sie registrierte E-Mails?
Eine registrierte E-Mail-Adresse kann von allen unseren Produkten gesendet werden. Wir haben sowohl eine Lösung für kleine Organisationen (KMU) als auch für größere Organisationen (Unternehmen), aber es kann auch von Ihrer Sharepoint- oder E-Mail-Umgebung aus gesendet werden.
- Der Absender sendet den Namen, die E-Mail-Adresse und die Dokumente des Empfängers an die Zynyo-Plattform.
- Eine E-Mail mit wird an das E-Mail-Konto des Empfängers gesendet.
- Die registrierte E-Mail enthält einen Deeplink zu den Dokumenten in der Zynyo-Umgebung. Optional kann der Empfänger erst nach Authentifizierung auf das/die Dokument(e) zugreifen (siehe eIDs).
- Der Absender und der Empfänger der Nachricht erhalten eine Zustellungsurkunde, einen Prüfpfad mit den Aktionen von Absender und Empfänger, die Authentifizierung durch den Empfänger und die gesendeten Dokumente.
Sobald die E-Mail zugestellt ist, senden wir Ihnen den Lieferschein im PDF-Format zu. Die Zustellungsurkunde ist ein digital versiegeltes Dokument, das Informationen zu folgenden Punkten enthält:
- Die übermittelten Dokumente
- Wann diese heruntergeladen wurden
- Der Name des Anbieters und des Empfängers
- Merkmale des Empfängers; E-Mail- und bankgeprüfte persönliche Daten
- Die Zeitpunkte aller Empfängeraktionen
Sie sind für die Aufbewahrung Ihres Lieferscheins verantwortlich, können ihn aber auch noch einen Monat lang von Ihrem Konto auf unserer Plattform herunterladen.
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