Gemeenten

Zaakgericht werken is al jaren een belangrijk thema voor alle gemeenten in Nederland. Het gaat daarbij om het verbeteren van dienstverlening, de efficiency van werken, de toegankelijkheid van informatie en om kostenbesparing. Digitaal zaakgericht werken gaat verder dan alleen het gebruiken van een ICT-systeem.

Het gaat bovenal om de processen in de organisatie en in de keten. Belangrijk onderwerp bij de ontwikkeling van het zaakgericht werken is het gebruik van digitale handtekeningen.

Landelijk is al afgesproken dat de gemeentelijke dienstverlening vanaf 1 januari 2017 volledig digitaal moet verlopen. Tevens geldt dat vanaf 29 september 2018 ook de eIDAS-regels in de publieke sector toepasselijk zijn. Gemeenten, maar ook andere publieke instellingen, bereiden zich voor op het gebruik van de digitale handtekening. Daarbij komen, logischerwijs, vele vragen naar boven.

Zynyo ziet dat gemeenten ieder een ander, eigen, beleid voeren op dit gebied. De wet- en mandateringsbesluiten bieden overigens deze ruimte. In de ene gemeente worden bijvoorbeeld brieven en besluiten op papier verstuurd naar burgers en bedrijven voorzien van een 'geschreven' handtekening. Andere gemeenten maken nog niet officieel gebruik van de digitale handtekening maar verzenden wel ontvangstbevestigingen waaronder staat dat het document digitaal is vervaardigd. Terwijl weer andere gemeenten wel al veel digitaal ondertekenen.

Zynyo ervaart de gesprekken met deze partijen als zeer interessant vanuit haar ervaring met verschillende gemeenten en andere overheden. Bijvoorbeeld waar het gaat over de digitale handtekening die ingezet kan worden voor de Wet normalisatie rechtspositie ambtenaren (WNRA), op grond waarvan overheden arbeidsovereenkomst naar civiel recht gaan sluiten met haar ambtenaren. De vraag is in dit kader of de geavanceerde digitale handtekening volstaat, of dat een gekwalificeerde digitale handtekening moet worden gebruikt. Zynyo gaat over dit onderwerp graag het gesprek aan teneinde haar visie en ervaring te delen.

Digitaal ondertekenen is efficiënt

Uit onderzoek blijkt dat de meeste zaaktypes en reguliere besluiten niet verplicht ondertekend hoeven te worden. In plaats daarvan kan bijvoorbeeld onder een brief of besluit gezet worden dat deze elektronisch tot stand is gekomen en daarom niet handmatig is ondertekend.

Daarnaast is het efficiënter om waar mogelijk gebruik te maken van de digitale handtekening zodat in zoveel mogelijk gevallen het totstandkomingsproces of de besluitvorming volledig digitaal doorlopen kan worden. Het ondertekenen, scannen en toevoegen aan een zaak van een uitgaand document is arbeidsintensief en niet efficiënt. In veel gevallen is een geavanceerde digitale handtekening voldoende indien aangetoond kan worden dat een uitgaand stuk door de juiste en bevoegde persoon is geautoriseerd. Dit geldt overigens niet alleen voor uitgaande stukken, maar ook voor interne stukken en bestuurlijke besluitvorming.

Voor die gevallen waarbij een geavanceerde digitale handtekening niet voldoet (bijvoorbeeld bij arbeidsovereenkomsten), kan een gekwalificeerde digitale handtekening gebruikt worden. Dit staat juridisch gelijk aan de geschreven handtekening.

Impact voor de gemeente

Het gebruik van geavanceerde- en gekwalificeerde digitale handtekeningen voor gemeenten kan doorgaans worden geïntegreerd in de bestaande ICT-systemen. Een kleine uitbreiding van de gebruikte interfaces is vaak al voldoende. Hierdoor wordt het werken met digitale handtekeningen snel geadopteerd in de bestaande processen en zijn de kosten marginaal.