Onderwijs
Veel mogelijkheden, voordelen én besparingen binnen het onderwijs, dankzij de elektronische handtekening
Binnen het onderwijs tekenen de onderwijsinstelling, de studenten, ouders en stagebedrijven bij aanvang van een opleiding verschillende overeenkomsten zoals een Onderwijsovereenkomst of een Praktijkovereenkomst.
Daarnaast zijn er nog andere overeenkomsten die getekend dienen te worden waarbij studenten niet betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten en offertes. Het ondertekenen van dit soort documenten en overeenkomsten is doorgaans een tijdrovend proces, waarmee indirect veel geld verloren gaat dat dus niet aan het onderwijs kan worden besteed.
Het digitaliseren van dit ondertekenproces kan in de operatie veel geld en tijd besparen, maar heeft daarnaast ook grote waarde voor de procesbeheersing. Een onderwijsinstelling heeft daardoor real-time informatie over de plaats en status van de te ondertekenen overeenkomsten en heeft daardoor grip op teldata en de daarmee samenhangende bekostiging. Op basis van berekeningen van enkele onderwijsinstellingen kan er naar verwachting 5 euro per document worden bespaard.
Ondertekenen met iDIN
Vanuit het Ministerie van Onderwijs werd jaren gesteld dat voor digitale ondertekening van overeenkomsten met studenten strenge mate van zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar moet zijn (concreet betekent dat STORK niveau 3). In het verleden was daarbij het advies dat het onderwijs de authenticatie bij elektronisch ondertekenen middels DigiD moest uitvoeren, hetgeen STORK niveau 2 is.
Daarnaast is de Authenticatie met DigiD een probleem in het geval van minderjarigen omdat daarmee onrechtmatig het BSN nummer van de ouder/voogd wordt verkregen door de onderwijsinstellingen.
Met iDIN worden beiden problemen ondervangen en lijkt dan ook niets meer het ondertekenen van documenten in het onderwijs in de weg te staan. iDIN voldoet aan de eisen van STORK-niveau 3, vraagt geen opslag van BSN en behoeft geen lastig en kostbaar DigiD audit-traject. Het onderwijs is klaar voor elektronisch ondertekenen!
Identificeren met Yivi
IRMA biedt een oplossing om op een privacy-vriendelijke manier in te loggen. Bij dat inloggen onthult u als gebruiker enkele relevante eigenschappen (attributen) van uzelf, via een Yivi app op de eigen mobiele telefoon — bijvoorbeeld dat u ouder dan 16 bent of om na te gaan of iemand een student is. Het bijzondere aan Yivi is de privacy-vriendelijkheid: de bezoeker onthult geen enkele andere informatie dan het feit dat hij/zij student is.
Het is mogelijk om via de Yivi app aanvullende informatie te vragen, namelijk de rol van de bezoeker (student of medewerker) en de naam van de instelling (universiteit of hogeschool) waar de student of medewerker aan verbonden is. Hiermee kan bijvoorbeeld speciale toegang georganiseerd worden alleen voor studenten en/of medewerkers van een bepaalde instelling.
Daarnaast kunt u met de Yivi app digitale handtekeningen zetten, waarbij u zichzelf ook met persoonlijke attributen identificeert als ondertekenaar.
Kies het juiste platform
Indien een onderwijsinstelling de keuze maakt om elektronisch te gaan ondertekenen, dan is het belangrijk om verder te kijken dan de problematiek van de dag. Uit ervaring blijkt dat bij veel organisaties één type document de aanleiding is om elektronisch te gaan ondertekenen. Als men echter wat verder in de toekomst én wat breder in de organisatie kijkt, dan blijken er veel meer typen documenten in aanmerking te komen. Neem ook die documenten mee in de keuze voor het platform waarmee ondertekend gaat worden!
De keuze voor het platform is belangrijk vanwege de diversiteit van te ondertekenen documenten in het onderwijs, de mogelijkheden om geavanceerd én gekwalificeerd (op 1 document) te kunnen ondertekenen, de daarbij benodigde authenticatiemiddelen (waaronder iDIN) en de mogelijk veranderende wetgeving.
Want naast de overeenkomsten waarbij studenten betrokken zijn, (geavanceerd ondertekenen)waarbij authenticatie bijvoorbeeld plaatsvindt via iDIN), wil de onderwijsinstelling wellicht ook andere documenten elektronisch ondertekenen. Een goed voorbeeld daarvan is de arbeidsovereenkomst. Deze moet sinds 1 juli 2016, bij wet, met een gekwalificeerde elektronische handtekening getekend worden door de werkgever.
Daarnaast moet het platform snel kunnen inspelen op veranderende wetgeving en/of de handhaving daarop. Zoals eerder aangegeven is het per 1 juli 2016 verplicht om als werkgever gekwalificeerd te ondertekenen. Op basis van deze wetgeving zal het toezicht op de naleving daarvan gaan toenemen, hetzij door Agentschap Telecom, accountants of andere (audit)instanties. Mede gezien de financiële impact die samenhangt met sluitende bekostingsdossiers adviseert Zynyo onderwijsinstellingen sowieso om de verantwoordelijke onderwijsdirecteuren te laten ondertekenen met een eigen certificaat. Het platform moet deze gekwalificeerde elektronische handtekening dan wel ondersteunen.
Zynyo, partner van het onderwijs
Zynyo is de ideale Signing Service Provider voor het onderwijs en maakt het mogelijk dat het onderwijs elektronisch kan ondertekenen op de juiste betrouwbaarheidsniveaus. Zo kunnen de onderwijsinstellingen tekenen op het hoogste niveau met een eigen certificaat en de studenten, ouders en stagebedrijven op betrouwbaarheidsniveau (Stork level) 3. Zynyo biedt een hoge kwaliteit dienstverlening tegen lage kosten en voldoet te allen tijde aan de vigerende wet- en regelgeving.
Met Zynyo beschikt u aan een diversiteit aan authenticatiemiddelen waaronder iDIN. Hiermee is voor elk ondertekenproces het gewenste betrouwbaarheidsniveau aanwezig. Zynyo gebruikt zelf een Nederlands PKI Overheidscertificaat voor haar signing services en adviseert de onderwijsinstellingen, mede op basis van de "handreiking voor overheidsdiensten", dit ook te doen. Daarmee wordt voldaan aan de Europese wetgeving om gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen te mogen zetten.
Kies derhalve een platform voor elektronisch ondertekenen dat zowel geavanceerd als gekwalificeerd ondertekenen ondersteunt, iDIN aanbiedt en op wettelijke veranderingen snel en adequaat kan inspelen.
5 redenen waarom Zynyo
Zynyo Signing Service Provider biedt de volgende voordelen:
✓ Geavanceerd én gekwalificeerd ondertekenen op 1 document
✓ Compliant aan actuele wetten en internationale afspraken
✓ Persoons- en organisatiegebonden PKI Overheidscertificaten
✓ Kostenbesparing en maximale procescontrole
✓ Grote variëteit aan authenticatiemiddelen, waaronder iDIN
