eDelivery
Aangetekend mailen in uw organisatie
Aangetekend mailen van documenten, een rechtsgeldige bezorgdienst voor bewijsvoering en veilige informatie overdracht in uw organisatie
Aangetekende mailen in organisaties wordt gebruikt om legaal en onweerlegbaar het tijdstip van verzending, inhoud en bezorging van e-mailcommunicatie aan een of meerdere ontvangers te bewijzen.
De aangetekende email is een rechtsgeldig alternatief voor de aangetekende post. Ook bij de aangetekende email verkrijgt u een ontvangstbewijs om daarmee wettelijke garantie te hebben over de aflevering van documenten en het tijdstip van aflevering. Een verschil is dat een aangetekende email goedkoper en vaak sneller is.
Wettelijke garanties aangetekend mailen in uw organisatie
Maar eDelivery het is ook een manier om wettelijke garanties (‘track-and-trace’) te geven aan berichten en documenten die u nu per gewone e-mail verstuurt. Op die manier krijgt u ook voor belangrijke emails betrouwbaar bewijs. Dat kan handig zijn in een wereld waarin digitaal (handels)verkeer een steeds belangrijkere rol speelt. Als een derde partij ontkent dat u hen een e-mail hebt gestuurd, de inhoud niet hebben ontvangen of de email is niet wat u beweert te hebben verzonden, kunt u dit nu eenvoudig bewijzen.
Hoe werkt aangetekende mailen in uw organisatie?
Een aangetekende email werkt nagenoeg hetzelfde als een normale email. Zoals bij elk type communicatie, is er een afzender die de e-mail verzendt en een ontvanger die deze ontvangt. Maar het grote verschil bij het verzenden van een aangetekende e-mail is dat een derde partij betrokken bij het bezorgen van de e-mail. Deze ‘digitale bezorger’ is verantwoordelijk voor verschillende acties, namelijk (i) het registreren van de e-mail en haar inhoud, (ii) het bezorgen van de e-mail aan de ontvangers en (iii) het veiligstellen van wettelijk (ontvangst)bewijs van het hele bezorgingsproces.
Zodra uw e-mail is afgeleverd, wordt er een ontvangstbewijs afgegeven met alle digitale bewijzen die tijdens het e-mailverzendingsproces zijn verzameld. Dit is een pdf-document dat dient als bewijsstuk met rechtszekerheid dat bewijst wie wat naar wie heeft gestuurd en wanneer. Aangetekende e-mail maakt gebruik van elektronische handtekeningtechnologie om daarmee de afleverbewijzen te ondertekenen.
Zodra u een bericht aangetekend digitaal verzendt, treden wij op als digitale bezorger uw bericht op een gecertificeerde manier. Een uniek kenmerk van onze service is dat de acties van de ontvanger niet bepalend zijn. Het ontvangstbewijs wordt automatisch afgegeven, dus het maakt niet uit of de ontvanger de e-mail niet opent of met opzet verwijdert, u beschikt altijd over een wettelijk bewijs van de bezorging van uw bericht.
“Een eIDAS aangetekende email garandeert een veilige en betrouwbare bezorging van elektronische berichten tussen partijen en levert bewijs van het bezorgingsproces dat wettelijk geaccepteerd wordt.”
— Joost Hament, Chief Legal Officer Zynyo
Wettelijke waarde van aangetekende e-mail
De aangetekende e-mail komt voort uit Europese wetgeving en de rechtsgeldigheid ervan is herhaaldelijk bevestigd in Nederlandse rechtspraak. Ze voldoet tevens aan de zogenaamde verzend- en ontvangsttheorie uit het Nederlands Burgerlijk Wetboek. Conform Europese wetgeving kan de aangetekende mail niet ontkend worden enkel op de grond dat deze digitaal is. Daarmee is het juridisch een alternatief voor de aangetekende brief, mits goed ingericht uiteraard.
De eisen aan een aangetekende email
- Veiligheid: Inhoud van het bericht (‘envelop en inhoud’) gedurende de verzending is veilig en kan niet worden gewijzigd (‘integriteit’)
- Integriteit: Datum, tijdstip van verzending en ontvangst, opening bericht worden vastgelegd door tijdstempel en e-Seal
- Zekerheid: Identificatie van verzender en eventueel geadresseerde
Waar wordt aangetekende e-mail voor gebruikt?
De aangetekende email kan worden gebruikt waar de aangetekende brief vereist is, bijvorbeeld bij de opzegging van een huurovereenkomst. Vaak staan deze situaties in de wet, of is het gewoonte. Naast deze doeleinden, kan de aangetekende email tevens vanuit security-oogpunt gebuikt worden. Denk aan de toenemende rol van bescherming van persoonsgegevens. Met een aangetekende email houdt men controle met wie en welke data gedeeld worden. Ook naderhand kunt u dat aantonen. Gezien de uiteenlopende doelenden, kunnen meerdere werkprocessen of use-cases voor de aangetekende email worden geïdentificeerd.
De use-cases binnen bedrijfsprocessen zijn legio maar komen voort uit verschillende wensen:
- Het naleven van wettelijke of contractuele verplichtingen (bijvoorbeeld bij het opzeggen van abonnementen, contracten, polissen en diensten);
- Verzenden van documenten waarbij bewijs van verzending en het tijdstip van verzending nodig is (bijvoorbeeld bij biedingen met een deadline, opzeggingsbrieven, beëindigings-/ontslagmeldingen);
- Juridische kennisgevingen in gerechtelijke procedures, sommatiebrieven, aansprakelijkstellingen, vorderingen en klachten;
- Het verzenden van krediet- en incassoberichten, wanbetalingen, betalingsachterstanden;
- Versturen van documenten met vertrouwelijke informatie zoals klantgegevens, patiëntgegevens, werknemersgegevens, burgerinformatie, leningsdocumentatie, hypotheek offertes, contracten en notariële akten;
- Bescherm het auteurschap van voorstellen/projecten (bescherming van IE-rechten).
Hoe verzendt u aangetekende e-mails?
Een aangetekende e-mailadres kan verstuurt worden vanuit al onze producten. We hebben zowel een oplossing voor kleine organisaties (MKB) of grotere organisaties (enterprise), maar kan ook vanuit uw sharepoint of mail omgeving verstuurd worden.
- De verzender verstuurt aan het platform van Zynyo de naam van de ontvanger, het email adres en de documenten.
- Een mail met wordt verstuurd naar de email account van de ontvanger.
- In de aangetekende email zit een deeplink naar de documenten in de Zynyo omgeving. Optioneel krijgt de ontvanger alleen toegang tot het document of documenten na authenticatie (zie eIDs).
- De verzender en ontvanger van het bericht ontvangen een Akte van levering, een audit trail met acties van verzender en ontvanger, de authenticatie door de ontvanger en de verzonden documenten.
Zodra de e-mail is afgeleverd, e-mailen we u het Akte van Levering in pdf. De Akte van levering is een digitaal verzegeld document waarin informatie is opgenomen over:
- De documenten die zijn verstuurd
- Welk tijdstip deze zijn gedownload
- De naam van de aanbieder en ontvanger
- Kenmerken ontvanger; email en bank geverifieerde persoonsgegevens
- De tijdstippen van alle acties van de ontvanger
U bent zelf verantwoordelijk voor de bewaring van uw de Akte van Levering maar deze is ook nog 1 maand te downloaden vanuit uw account op ons platform.
