Guide VNG de la signature électronique

En décembre 2021, VNG a publié le guide "Signature électronique". Ce document a été compilé par un groupe de travail composé de municipalités et d'acteurs du marché, dirigé par VNG. L'objectif principal du guide est de fournir aux municipalités des outils pour l'introduction de la signature électronique. Pourquoi maintenant ? D'une part, relativement peu de municipalités ont introduit la signature numérique et d'autre part, le nombre de fournisseurs est en augmentation.

Il aborde des questions telles que les types de signatures électroniques existants, les documents qui doivent être signés électroniquement et les exigences en matière de conservation de la signature électronique. Cette seule information est très utile à parcourir.

Ne pas signer à moins que
Le guide contient une analyse juridique concernant la nécessité pour les municipalités de déployer la signature numérique. Cela indique que de nombreux documents ne nécessitent pas de signature. Elle suggère donc d'utiliser l'approche "ne pas signer à moins que....". Une attention particulière est également accordée à l'authentification des documents. Un poinçon ou un sceau numérique diffère d'une signature numérique en ce sens que son objectif n'est pas d'amener une contrepartie à signer le document. Il a donc beaucoup plus une fonction d'archivage. Ce que beaucoup ignorent, cependant, c'est qu'une signature numérique contient aussi toujours un sceau numérique. Dans un sens technique, elle ajoute alors également l'authentification d'un signataire.

Outre la législation directement applicable aux signatures numériques (règlement eIDAS), le guide prête également attention à la loi sur les archives. Étant donné qu'un certificat horodaté avec archivage à long terme est possible tant pour une signature numérique que pour un sceau numérique, une municipalité peut utiliser les deux fonctionnalités pour l'archivage. Il n'est donc pas nécessaire d'authentifier à nouveau séparément un document signé numériquement (sauf pour suivre des règles de politique interne).

Différentes approches
Quatre municipalités (Delft, La Haye, Coopération Drechtsteden et Nijmegen) ont partagé leurs expériences pratiques avec le VNG. Il est intéressant de constater que chaque municipalité a une approche différente de la multitude de documents (décisions, accords) qui peuvent ou non nécessiter une signature ou un cachet. Ces expériences pratiques peuvent être mises à profit par les municipalités exploratrices pour formuler les points focaux de l'approche et de la méthode de mise en œuvre. On peut également en tirer une feuille de route pour l'introduction des signatures électroniques.

Zynyo a procédé à une révision du guide VNG et a été impliqué en tant qu'expert. Elle y voit un document utile pour les municipalités qui s'orientent vers l'utilisation de la signature numérique. Compte tenu de la loi sur la messagerie électronique, en plus de ces services, le courrier électronique recommandé (avec une preuve de réception vérifiable) est très approprié et peut très bien être combiné avec la mise en œuvre de la signature numérique. De cette façon, vous faites d'une pierre plusieurs coups et la municipalité ne doit l'appliquer qu'une seule fois.