VNG-Leitfaden für elektronisches Signieren

4. Juni 2021

Im Dezember 2021 veröffentlichte VNG den Leitfaden "Elektronisches Signieren". Dieses Dokument wurde von einer Arbeitsgruppe aus Kommunen und Marktteilnehmern unter der Leitung von VNG erstellt. Hauptzweck des Leitfadens ist es, den Gemeinden ein Instrumentarium für die Einführung der elektronischen Unterschrift an die Hand zu geben. Warum gerade jetzt? Einerseits haben relativ wenige Gemeinden die digitale Unterschrift eingeführt, andererseits gibt es eine wachsende Zahl von Anbietern.

Darin werden u. a. Fragen behandelt, welche Arten von elektronischen Signaturen es gibt, welche Dokumente elektronisch signiert werden (müssen) und welche Anforderungen an die Aufbewahrung der elektronischen Signatur bestehen. Allein diese Informationen sind schon sehr nützlich, wenn man sie durchgeht.

Unterschreiben Sie nicht, wenn
Der Leitfaden enthält eine rechtliche Analyse der Notwendigkeit für Kommunen, digitale Signaturen einzusetzen. Dies bedeutet, dass viele Dokumente nicht unterschrieben werden müssen. Sie schlägt daher vor, den Ansatz "Nicht unterschreiben, es sei denn...." zu verwenden. Auch der Beglaubigung von Dokumenten wird Aufmerksamkeit geschenkt. Ein Gütesiegel oder digitales Siegel unterscheidet sich von einer digitalen Signatur dadurch, dass es nicht dazu dient, eine Gegenpartei dazu zu bringen, das Dokument zu unterzeichnen. Sie hat daher eher eine archivarische Funktion. Was viele jedoch nicht wissen, ist, dass eine digitale Signatur immer auch ein digitales Siegel enthält. Im technischen Sinne kommt dann noch die Authentifizierung des Unterzeichners hinzu.

Neben den unmittelbar auf digitale Signaturen anwendbaren Rechtsvorschriften (eIDAS-Verordnung) wird in dem Leitfaden auch das Archivgesetz berücksichtigt. Da ein zeitgestempeltes Zertifikat mit Langzeitarchivierung sowohl für eine digitale Signatur als auch für ein digitales Siegel möglich ist, kann eine Gemeinde beide Funktionalitäten für die Archivierung nutzen. Es ist also nicht notwendig, ein digital signiertes Dokument noch einmal gesondert zu authentifizieren (außer zur Einhaltung interner Richtlinien).

Unterschiedliche Ansätze
Vier Gemeinden (Delft, Den Haag, Drechtsteden und Nijmegen) berichteten über ihre praktischen Erfahrungen mit der VNG. Interessant ist, dass jede Gemeinde einen anderen Ansatz für die Vielzahl von Dokumenten (Beschlüsse, Vereinbarungen) hat, die eine Unterschrift oder einen Stempel benötigen oder auch nicht. Diese praktischen Erfahrungen können für die Sondierungskommunen genutzt werden, um Schwerpunkte für den Ansatz und die Methode der Umsetzung zu formulieren. Daraus lässt sich auch ein Fahrplan für die Einführung elektronischer Signaturen ableiten.

Zynyo hat eine Überprüfung des VNG-Leitfadens vorgenommen und war als Experte beteiligt. Sie hält es für ein nützliches Dokument für Gemeinden, die sich an der Verwendung der digitalen Signatur orientieren. Im Hinblick auf das Gesetz über elektronische Nachrichtenübermittlung ist zusätzlich zu diesen Diensten eine eingeschriebene E-Mail (mit einem prüfbaren Empfangsnachweis) sehr sinnvoll und kann sehr gut mit der Einführung der digitalen Signatur kombiniert werden. Auf diese Weise schlagen Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe, und eine Gemeinde muss sie nur einmal umsetzen.

Möchten Sie die Möglichkeiten unverbindlich besprechen? Großartig! Bitte informieren Sie uns:

Wenden Sie sich bitte an Joost Hament (Leiter der Rechtsabteilung).