Comptabilité

La signature numérique ou signature électronique en comptabilité a été introduite en 2016 et deviendra obligatoire pour le dépôt de tous les états financiers d'ici 2019. Un processus est actuellement en cours pour permettre uniquement le dépôt électronique des documents à la Chambre de commerce.

Les banques souhaitent également recevoir les rapports (de crédit) sous forme numérique depuis 2017. Tout ceci a un impact majeur sur le monde de la comptabilité car ces développements signifient que la signature humide n'est plus suffisante. En effet, cette signature ne peut même plus être placée. Pourtant, de nombreux documents doivent être accompagnés d'un rapport d'audit.

L'amendement législatif prendra effet par étapes. Les comptes annuels des personnes morales soumises à l'obligation de publication qui relèvent de la catégorie des micro ou petites entreprises peuvent, pour les exercices ouverts à partir du 1er janvier 2016, être déposés uniquement par voie électronique. Le dépôt des comptes annuels sur papier n'est donc plus autorisé pour les exercices ouverts à partir du 1er janvier 2016. Les entités juridiques de la catégorie des entreprises de taille moyenne suivront un an plus tard. Les grandes entités juridiques devront déposer leurs états financiers par voie électronique pour les exercices commençant à partir du 1er janvier 2019 au plus tard.

Par dépôt électronique, on entend le dépôt via SBR par le comptable ou l'entrepreneur. Outre la méthode de dépôt SBR, les entrepreneurs peuvent également utiliser le service en ligne "Self filing of annual accounts" de la Chambre de commerce.

Certificat professionnel

Les certificats professionnels numériques utilisés pour les comptables ne sont pas gratuits, et leur introduction a un certain impact sur l'organisation. Mais en fin de compte, les coûts et les efforts ne compensent pas les avantages. Le certificat professionnel peut également être utilisé pour signer tous les documents, pour signer numériquement les e-mails et pour toute correspondance avec les clients. C'est un pas de plus vers la numérisation complète et le bureau sans papier.

Rapport d'activité standard (SBR)

Le Standard Business Reporting, ou SBR en abrégé, est le moyen standardisé par lequel les organisations privées et publiques peuvent recevoir des rapports de responsabilité, tels que les déclarations fiscales et les comptes annuels. Ceci est fait dans le format XBRL défini à cet effet. Une sorte de XML pour les rapports financiers. Le SBR va plus loin que la simple normalisation du message à échanger, comme les états financiers, les déclarations d'impôt sur le revenu, les déclarations d'impôt sur les sociétés ou les déclarations de TVA. Le SBR se concentre également sur la manière dont les rapports de responsabilité sont envoyés. Ce dernier pourrait inclure un moyen uniforme d'identification et d'authentification, tel que l'utilisation du certificat professionnel numérique personnel. Ce thème est particulièrement important dans le domaine de la comptabilité.

Choisir la bonne plateforme

Si un cabinet comptable fait le choix de passer au numérique, il est important de regarder au-delà des questions du jour. L'expérience montre que pour de nombreuses organisations, un type de document est la raison pour laquelle elles passent au numérique. Toutefois, si l'on regarde un peu plus loin dans l'avenir et un peu plus loin dans l'organisation, il s'avère que beaucoup plus de types de documents sont éligibles à la signature numérique. Le choix de la plateforme est donc important en raison de la diversité des documents à signer en comptabilité, des possibilités de signature avancée et qualifiée (sur 1 document), des moyens d'authentification requis et de l'évolution possible de la législation. Le contrat de travail en est un bon exemple. Depuis le 1er juillet 2016, selon la loi, celle-ci doit être signée par l'employeur avec une signature numérique qualifiée.

En outre, la plate-forme doit être capable de réagir rapidement à l'évolution de la législation et/ou de son application. Depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen eIDAS est en vigueur. Sur la base de ce texte et de la législation néerlandaise, le contrôle de la conformité sera renforcé, soit par l'Agence des radiocommunications, soit par d'autres organismes (d'audit). Entre autres choses, l'hébergement de PKIoverheid dans le nuage est soumis à des réglementations strictes, tant en termes d'infrastructure que de conception des processus.

La plateforme doit alors prendre en charge ces règles pour une signature numérique qualifiée. Si, en plus de signer avec votre propre certificat, vous souhaitez que votre client signe numériquement, choisissez une plateforme qui prend en charge la signature numérique avancée et qualifiée et qui peut répondre rapidement et de manière appropriée aux changements juridiques.