Buchhaltung

Digitale Signatur in der Buchhaltung

Die digitale Signatur oder elektronische Unterschrift in der Buchhaltung wurde 2016 eingeführt und wird ab 2019 für die Einreichung aller Jahresabschlüsse verbindlich sein. Derzeit wird ein Verfahren eingeleitet, das die Einreichung von Dokumenten bei der Handelskammer nur noch in elektronischer Form zulässt.

Auch die Banken wollen seit 2017 (Kredit-)Auskünfte digital erhalten. All dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Welt der Buchhaltung, denn diese Entwicklungen bedeuten, dass die nasse Unterschrift nicht mehr ausreicht. Diese Unterschrift kann nicht einmal mehr geleistet werden. Dennoch müssen viele Dokumente von einem Bestätigungsvermerk begleitet werden.

Die Gesetzesänderung wird schrittweise in Kraft treten. Die Jahresabschlüsse von veröffentlichungspflichtigen juristischen Personen, die unter die Kategorie Kleinst- oder Kleinunternehmen fallen, können für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2016 beginnen, nur noch elektronisch hinterlegt werden. Die Hinterlegung von Jahresabschlüssen in Papierform ist daher für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2016 beginnen, nicht mehr zulässig. Die juristischen Personen des Mittelstandes werden ein Jahr später folgen. Große juristische Personen müssen ihre Jahresabschlüsse spätestens für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2019 beginnen, elektronisch einreichen.

Elektronische Einreichung bedeutet Einreichung über SBR durch den Buchhalter oder Unternehmer. Neben der SBR-Methode können Unternehmer auch den Online-Dienst "Self filing of annual accounts" der Handelskammer nutzen.

Qualifiziertes digitales Signieren

Wo der Buchhalter früher eine "nasse" Unterschrift leistete, wird zunehmend eine digitale Unterschrift mit Authentifizierung verlangt. Banken, Handelskammern und andere Institutionen wollen sicher sein, dass der Buchhalter selbst unterschrieben hat. So wird beispielsweise die Integrität der Jahresabschlüsse gewährleistet. Die digitale Signatur von Buchhaltern wird durch Berufszertifikate geregelt.

Berufliches Zertifikat

Die digitalen Berufszertifikate für Buchhalter sind nicht kostenlos, und ihre Einführung hat einige Auswirkungen auf die Organisation. Aber letztendlich überwiegen die Kosten und der Aufwand nicht den Nutzen. Das professionelle Zertifikat kann auch zum Signieren aller Dokumente, zum digitalen Signieren von E-Mails und für die gesamte Korrespondenz mit Kunden verwendet werden. Dies ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung und zum papierlosen Büro.

Standard Business Reporting (SBR)

Standard Business Reporting, kurz SBR, ist die standardisierte Art und Weise, in der private und öffentliche Organisationen Rechenschaftsberichte wie Steuererklärungen und Jahresabschlüsse erhalten können. Dies geschieht in dem für diesen Zweck definierten XBRL-Format. Eine Art XML für die Finanzberichterstattung. SBR geht über die bloße Standardisierung der auszutauschenden Nachrichten wie Jahresabschlüsse, Einkommensteuererklärungen, Körperschaftssteuererklärungen oder Umsatzsteuererklärungen hinaus. SBR konzentriert sich auch auf die Art und Weise, in der die Rechenschaftsberichte übermittelt werden. Letzteres könnte ein einheitliches Identifizierungs- und Authentifizierungsmittel umfassen, wie die Verwendung des persönlichen digitalen Berufsausweises. Dies ist ein besonders wichtiges Thema in der Buchhaltung.

Wählen Sie die richtige Plattform

Wenn sich eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Digitalisierung entscheidet, ist es wichtig, über den Tellerrand hinauszuschauen. Die Erfahrung zeigt, dass für viele Organisationen eine bestimmte Art von Dokument der Grund für die Umstellung auf die digitale Technik ist. Schaut man jedoch ein wenig weiter in die Zukunft und in die Organisation hinein, so stellt sich heraus, dass viel mehr Arten von Dokumenten für die digitale Unterschrift in Frage kommen. Die Wahl der Plattform ist daher aufgrund der Vielfalt der in der Buchhaltung zu signierenden Dokumente, der Möglichkeiten des fortgeschrittenen und qualifizierten (auf einem Dokument) Signierens, der erforderlichen Authentifizierungsmittel und der sich möglicherweise ändernden Gesetzgebung wichtig. Ein gutes Beispiel ist der Arbeitsvertrag. Ab dem 1. Juli 2016 muss dieser vom Arbeitgeber mit einer qualifizierten digitalen Signatur unterzeichnet werden.

Vorteile Zynyo

Zynyo Signing Service Provider ist der ideale Partner für die Buchhaltung und bietet die folgenden Vorteile:

✓ Zertifiziertes Cloud-Hosting von professionellen Zertifikaten
✓ Fortgeschrittenes und qualifiziertes Signieren
✓ Konform mit eIDAS und internationalen Vereinbarungen
Kompatibel mit allen gängigen Buchhaltungssoftwares
Große Vielfalt an Authentifizierungsmethoden

Darüber hinaus muss die Plattform in der Lage sein, schnell auf sich ändernde Rechtsvorschriften und/oder deren Durchsetzung zu reagieren. Seit dem 1. Juli 2016 ist die europäische Verordnung eIDAS in Kraft. Auf der Grundlage dieser und der niederländischen Gesetzgebung wird die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften zunehmen, entweder durch die Agentur für Funkkommunikation oder durch andere (Audit-)Stellen. Das Hosting von PKIoverheid in der Cloud unterliegt unter anderem strengen Vorschriften, sowohl was die Infrastruktur als auch die Prozessgestaltung betrifft.

Die Plattform muss dann diese Regeln für eine qualifizierte digitale Unterschrift unterstützen. Wenn Sie nicht nur mit Ihrem eigenen Zertifikat signieren wollen, sondern auch, dass Ihr Kunde digital signiert, wählen Sie eine Plattform, die sowohl fortgeschrittenes als auch qualifiziertes digitales Signieren unterstützt und auf gesetzliche Änderungen schnell und angemessen reagieren kann.

Für den Buchhalter

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Für den Softwareentwickler

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