Optimisez votre Microsoft Office 365 avec des plug-ins de signature électronique

L'utilisation de solutions en nuage par les entreprises et les institutions néerlandaises ne cesse de croître. Parallèlement, 68 % des organisations néerlandaises utilisent une ou plusieurs solutions logicielles dans le nuage. Les applications en nuage sont les plus populaires auprès des multinationales et du gouvernement. Avec une part de marché de 39,7 %, Microsoft est le plus grand fournisseur de logiciels en nuage.

La suite Microsoft Office 365 offre de nombreuses possibilités pour aider les organisations dans la gestion des documents, la gestion des processus et la collaboration en ligne. Consciente de la nécessité pour les organisations de travailler à partir du cloud, Zynyo intègre également sa plateforme de signature avec Microsoft afin de numériser davantage les processus commerciaux. En associant Microsoft à Zynyo, les documents peuvent être traités numériquement et les processus de travail ne sont plus interrompus par des tâches fastidieuses telles que l'impression, la signature, l'envoi et la numérisation.

Zynyo a développé une application pour SharePoint Online, afin que les documents puissent être signés dans cet environnement Microsoft. L'application permet d'envoyer des documents à signer directement depuis l'environnement SharePoint de votre organisation et, après signature, de les recevoir à nouveau. Étant donné qu'une signature numérique est une signature légalement reconnue, le document signé est soumis à des exigences. Ainsi, lors de l'envoi, des informations de contact supplémentaires sont nécessaires pour identifier le signataire.

Un autre produit puissant de la suite Office 365 est Power Automate (précédemment connu sous le nom de Flow). Cette application de workflow automatise les tâches fastidieuses dans les processus métier en permettant aux applications Office 365, aux applications externes, aux fichiers et aux données de communiquer entre eux. Voir cette vidéo pour une courte impression de Power Automate :

Les possibilités de la signature numérique en combinaison avec Power Automate sont grandes et idéales pour créer des processus de travail avec une séquence fixe de signataires. Voici un exemple d'étapes automatisées dans un tel processus de travail en combinaison avec la signature numérique :

• Une personne prépare un document et l'enregistre dans un dossier contenant des documents qui doivent être approuvés avant d'être envoyés au(x) signataire(s).
• Dès que le document est placé dans le dossier, un gestionnaire reçoit automatiquement un message (e-mail) indiquant qu'un document est prêt à être approuvé.
• Lorsque le responsable approuve le document avec l'extension "Approbations", le processus de signature démarre automatiquement (facilité par le connecteur eSign). Une invitation à signer est désormais envoyée par e-mail aux signataires standard prédéfinis.
• Une fois que toutes les signatures ont été reçues, une version signée du document est stockée dans un dépôt (dossier ou archive) préalablement attribué.

Lorsque vous utilisez SharePoint comme système de gestion des documents, vous pouvez facilement créer des flux de travail automatiques pour envoyer les documents de votre bibliothèque de documents pour signature.

Voulez-vous l'appliquer dans vos processus d'entreprise ? Veuillez nous contacter.