Onderteken processen automatiseren met een eSignature connector voor Power Automate.

Het gebruik van cloud-oplossingen bij Nederlandse bedrijven en instellingen blijft groeien. Inmiddels maakt 68 procent van de organisaties in Nederland gebruik van 1 of meerdere software-oplossingen in de cloud. Bij multinationals en de overheid zijn cloud-toepassingen het meest populair. Microsoft is met een marktaandeel van 39,7 procent de grootste leverancier van cloud-software.

De Microsoft Office 365 suite kent zeer veel mogelijkheden om organisaties te ondersteunen in documentmanagement, procesmanagement en online samenwerken. Zynyo erkent de behoefte bij organisaties om vanuit de cloud te werken en integreert daarom ook haar ondertekenplatform met Microsoft om bedrijfsprocessen nog meer te digitaliseren. Door de combinatie van Microsoft met Zynyo kunnen documenten digitaal worden afgehandeld en worden werkprocessen niet meer onderbroken door tijdrovende taken zoals uitprinten, ondertekenen, versturen en inscannen.

Voor SharePoint Online heeft Zynyo een applicatie ontwikkeld, zodat binnen deze Microsoft omgeving documenten ondertekend kunnen worden. De app maakt het mogelijk om documenten direct ter ondertekening te versturen vanuit de SharePoint omgeving van uw organisatie en deze, na ondertekening, hier ook weer te ontvangen. Omdat een digitale handtekening een wettelijk erkende handtekening is, worden er eisen gesteld aan het ondertekende document, waardoor bij het versturen aanvullende contact gegevens nodig zijn ter identificatie van de ondertekenaar.

Een ander krachtig product binnen de Office 365 suite is Power Automate (voorheen bekend als Flow). Met deze workflow-applicatie automatiseert u tijdrovende taken in bedrijfsprocessen door Office 365 applicaties, externe applicaties, bestanden en gegevens met elkaar te laten communiceren. Zie deze video voor een korte indruk van Power Automate:

De mogelijkheden van digitaal ondertekenen in combinatie met Power Automate zijn groot en ideaal voor het creëren van werkprocessen met een vaste volgorde van ondertekenaars. Een voorbeeld van geautomatiseerde stappen binnen zo’n werkproces in combinatie met digitaal ondertekenen ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

  • Iemand stelt een document op en slaat deze op in een map met documenten die goedgekeurd dienen te worden, voordat deze verstuurd worden naar de ondertekenaar(s).
  • Op moment dat het document in de map wordt geplaatst, ontvangt een leidinggevende automatisch een (e-mail) bericht dat er een document klaar staat om goed te keuren.
  • Wanneer de leidinggevende het document accordeert met de ‘Goedkeuringen’ extensie, start automatisch het ondertekenproces (gefaciliteerd door de eSign connector). Er wordt nu een uitnodiging om te ondertekenen per e-mail verstuurd naar de vooraf ingestelde, standaard ondertekenaars.
  • Nadat alle handtekeningen zijn ontvangen, wordt een ondertekende versie van het document opgeslagen in een van tevoren toegewezen opslagplaats (map of archief).

Wanneer u SharePoint als document management systeem gebruikt, kunt u eenvoudig automatische werkprocessen maken om documenten vanuit uw documentbibliotheek te versturen voor ondertekening.

Wilt u dit toepassen in uw bedrijfsprocessen? Neem contact met ons op.