Elektronische zegel met Zynyo eWaarmerken

Met een Zynyo eWaarmerk worden documenten digitaal verzegeld en voorzien van een elektronisch organisatie zegel of digitaal waarmerk.

Het verstrekken van documenten waarop de ontvanger zich kan (of moet kunnen) beroepen hoeven niet altijd ondertekend te worden. Een elektronische handtekening verwijst vooral naar een persoon, maar soms is het ook voldoende om namens een organisatie te tekenen of de documenten te waarmerken met een elektronisch zegel; ook wel een eWaarmerk genoemd.

Wetgeving waarmerken met elektronisch zegel

Het elektronische zegel, of ‘eSeal’ is een juridisch middel dat wij in Nederland nog niet goed kennen. De essentie is dat aangetoond kan worden dat een document daadwerkelijk met die inhoud door een organisatie elektronisch is afgegeven. De definitie uit de eIDAS-verordening is ‘gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die worden gebruikt om de oorsprong en integriteit daarvan te waarborgen’.

Net als bij de digitale ondertekening gaat het om elektronische gegevens en net als bij de handtekening kan het waarmerken ook alleen op elektronische gegevens worden toegepast. Het verschil met een ondertekening is dat er geen persoon gebonden wordt, maar een organisatie. Een ondertekenaar is gedefinieerd als een natuurlijke persoon en kan dus geen organisatie zijn: een rechtspersoon kan dus ook geen digitale handtekening zetten. Daar biedt het digitaal waarmerken een oplossing voor. Bijkomend privacy voordeel is dat u niet langer de persoonsgegevens van de betreffende ondertekenaar aan het document hoeft te verbinden als die ondertekenaar er voor het doel van het document eigenlijk niet toe doet.

Met Zynyo eWaarmerken kunnen documenten digitaal verzegeld worden en voorzien worden van een elektronisch organisatie zegel of digitaal waarmerk. Dit kan voor publieke organisaties heel zinvol zijn voor elektronisch uitgegeven documenten die als bewijs dienen - zoals uittreksels en beschikkingen – waarop een derde kan vertrouwen. Ook in de private sector is dit zinvol voor bijvoorbeeld polisvoorwaarden, afschriften, certificaten en andere bewijsstukken.

Gebruik eWaarmerken voor verschillende digitale documenten zoals:

     

  • Facturen
  • Contracten en andere juridische documenten
  • Bank- en financiële overzichten
  • Medische documenten
  • Diploma's
  • Reisdocumenten
  • Verzekeringspolissen
  • Belastingdocumenten
  • Arbeidscontracten
  • Inschrijfformulieren

De drie vormen van elektronisch zegelen

Ook bij waarmerken met elektronische zegel bestaat een gewone, geavanceerde en gekwalificeerde vorm. De systematiek is hetzelfde als bij de ondertekening, maar de vormen zijn apart gedefinieerd in de eIDAS-verordening. Bij een gewoon en een geavanceerd zegel is het aan de gebruiker van het zegel om de rechter te overtuigen en bij een gekwalificeerd zegel moet de rechter de integriteit en de juistheid van de oorsprong veronderstellen. Voor gekwalificeerde zegels geldt het bewijsvermoeden van art. 35 lid 2 eIDAS-verordening.

Gewoon
Het gewoon digitaal zegel bestaat volgens de eIDAS-verordening uit “elektronische gegevens die gebruikt worden om oorsprong en integriteit te waarborgen”. Aan de gebruikte techniek worden geen aanvullende eisen gesteld.

Geavanceerd
Het geavanceerde zegel kent wel eisen aan de toegepaste techniek en moet feitelijk aan dezelfde eisen voldoen die gelden voor de geavanceerde handtekening, namelijk voldoende mate van zekerheid over de juistheid van de uitgevende organisatie en integriteit van het document (niet meer aanpasbaar naderhand).

Gekwalificeerd
Het gekwalificeerde zegel kan alleen worden toegevoegd binnen de omgeving van een Qualified Trusted Service Provider (QTSP) obv een gekwalificeerd PKI certificaat. De QTSP ziet erop toe dat documenten binnen de daarvoor geldende wettelijke kaders digitaal verzegeld kunnen worden zodat de afzender en integriteit onweerlegbaar zijn

Zelf eenvoudig eWaarmerken

Hoeveel van deze documenten verstuurt uw organisatie? Geef uw klanten het vertrouwen dat ze nodig hebben door uw PDF’s elektronisch te waarmerken en fraudebestendig te maken met een elektronisch zegel.