Gemeente Zoetermeer
Het dagelijks onderteken van vele raadsbesluiten was een tijdrovend en inefficiënt proces
De gemeente Zoetermeer verzorgt verschillende taken voor haar inwoners, bijvoorbeeld op het gebied van uitkeringen, milieuwetgeving, burgerlijke stand, openbare veiligheid, economische zaken, sociale zaken, onderwijs, ruimtelijke ordening, vervoer etc. De gemeenteraad vertegenwoordigt de Zoetermeerse inwoners, stelt het beleid in hoofdlijnen vast, beslist hoe het geld besteed wordt en controleert het college van burgemeester en wethouders.
De uitdaging
Bij Gemeente Zoetermeer moeten er dagelijks vele raadsbesluiten worden ondertekend door de burgemeester en de griffie. Dit is een tijdrovend en inefficiënt proces, waarvoor de burgemeester zelf fysiek aanwezig dient te zijn. Alle documenten moeten na ondertekening bovendien worden verwerkt door het archief.
De oplossing
Raadsbesluiten worden elektronisch afgehandeld door alle documenten online aan te bieden aan de burgemeester en de griffie. Binnen hun persoonlijke account is het mogelijk om alle documenten in één keer te selecteren en ondertekenen. Ondertekende documenten worden voorzien van een elektronische verzegeling, een gecertificeerde timestamp en een akte van ondertekening. Vanuit de Zynyo Signingservice wordt ook een kopie van de ondertekende documenten automatisch verstuurd aan het archief. Doordat de ondertekening volledig online plaatsvindt kan de burgemeester ook mobiel op elk moment veilig ondertekenen vanaf elke plek.
Waarom Zynyo?
Zynyo zet zich in voor de digitalisering binnen de overheid en biedt daarvoor innovatieve oplossingen op het gebied van identificatie, digitale ondertekeningen en andere diensten op het hoogst haalbare niveau. Deze zijn volledig in lijn met bestaande wet- en regelgeving.
