Verslag Legal IT Talk: Digitaal identificeren en ondertekenen

Donderdag 6 mei vond er weer een Legal IT Talk van de Lexxyn Groep plaats, ditmaal over digitaal ondertekenen en identificeren. Te gast waren Taco van Bennekom, Consultant bij NEXTlegal, en Patrick Terranea, Product en Business Development bij Zynyo.

Het digitaal identificeren en ondertekenen van stukken draait grotendeels om het kunnen valideren van de identiteit van de ondertekenaar en de authenticiteit van de handtekening. Daarmee wordt de rechtsgeldigheid van het stuk geborgd. Taco: “Wij vinden dat dit hele proces zo eenvoudig mogelijk moet zijn voor de advocaat of notaris, dus zijn wij dit vanuit onze software gaan aanbieden. Allerlei soorten stukken kunnen nu digitaal, zonder dat de cliënt daarvoor naar kantoor hoeft te komen, ondertekend worden. Nu zijn dat nog met name onderhandse overeenkomsten, maar vanaf augustus verwacht men dat de wetgever ook het digitaal oprichten van een BV mogelijk gaat maken bij de notaris.”

Patrick haakt daar op aan: “We zijn een tijd geleden begonnen met het koppelen van onze signing service aan de software van NEXTlegal. Daardoor kun je nu op alle conform de eIDAS-verordening geldige ondertekenmethoden, op alle veiligheidsniveaus, een stuk digitaal laten ondertekenen vanuit de software van NEXTlegal.”

Wat kan er wel, wat kan er niet?
Dat er al een hoop kan qua digitaal ondertekenen, betekent niet dat ook alles al mag. Voor bepaalde stukken, zoals de eerdergenoemde oprichting van de BV, is nog geen wettelijke basis om dit digitaal te regelen. Taco: “Er moet voor bijvoorbeeld de oprichting van een B over wat extra zaken nagedacht worden, de Belehrung bijvoorbeeld die een notaris moet doen. Daar moet de wetgeving nog geschikt voor worden gemaakt, en dat ligt nu ter consultatie bij de politiek. Maar daarnaast heb je ook nog de “gewone” stukken: een verklaring, een overeenkomst, een contract. Daar is de wetgeving al wel voor op orde en dat wordt in de praktijk ook al toegepast.”

Voor zowel de advocatuur als het notariaat zijn er dus al zeker toepassingen, maar als de wettelijke kaders straks op orde zijn, lijkt de notariële akte vooral de kers op de taart te worden. Taco vervolgt: “Voor beide vakgebieden is het proces vergelijkbaar. Je maakt het stuk, en ongeacht het type document, doorloop je dezelfde stappen om het naar de ondertekenaars te versturen.”

Niveaus van ondertekenen
Er zijn verschillende niveaus en vormen van identificatie mogelijk. Zo verschilt het bijvoorbeeld of iemand een stuk wil ondertekenen als consument, of namens een organisatie. Patrick: “Er zijn inderdaad verschillende soorten certificaten voor consumenten en organisaties, maar het proces is hetzelfde. Het is daarbij belangrijk om even door de verschillende type en niveaus van ondertekening te gaan.

Ik noemde al eerder de eIDAS-verordening. Die benoemt drie niveaus van ondertekening: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd. De gewone- en de geavanceerde handtekening, worden momenteel het meeste gebruikt in business to business. Gekwalificeerd ondertekenen met een persoonsgebonden PKI certificaat (Burgercertificaat), is geschikt om zowel als zakelijk betrokkene, of om als consument te ondertekenen. Advocaten en notarissen kennen natuurlijk al de beroepscertificaten: dat zijn ook PKI certificaten, maar dan specifiek voor hun rol. En consumenten kunnen nu dus ook hun eigen PKI certificaat krijgen om digitaal op het hoogste niveau – eIDAS HOOG - te ondertekenen.”

PKI certificaat
Het verkrijgen van zo’n PKI certificaat is dus wel noodzakelijk voor de cliënt als hij/zij een stuk digitaal wil ondertekenen op het hoogste niveau. Patrick: “De cliënt moet zich registreren en identificeren bij een instantie die PKI certificaten mag uitgeven. In ons geval is dat Cleverbase, daar kan dat hele proces online en gratis voor de cliënt worden doorlopen. Hij/zij krijgt vervolgens, nadat dat proces is afgerond, het persoonsgebonden PKI certificaat waarmee stukken op het hoogste niveau kunnen worden ondertekend. Dit certificaat is drie jaar geldig. Wij helpen kantoren ook met het laten onboarden van hun cliënten die voor het eerst een stuk digitaal moeten gaan ondertekenen.

Demonstratie
Tijdens een demonstratie van het digitaal ondertekenen, laten Taco en Patrick samen zien hoe een digitale ondertekening tot stand komt. Hierin wordt het versturen van het stuk vanuit het softwarepakket naar de cliënt getoond, de ondertekening middels een PKI certificaat, en hoe de ondertekende stukken weer terug worden geplaatst in het juiste dossier. Patrick laat ook zien hoe de inhoud van het stuk door alle ondertekenaars kan worden gevalideerd om vervalsing of wijzigingen achteraf te voorkomen. Hiervoor zijn onder andere een digitaal zegel en een audit trail aan het ondertekende stuk gekoppeld.

Tot slot toont Patrick hoe een cliënt kosteloos een persoonsgebonden PKI certificaat kan verkrijgen. Hiervoor wordt er via een app een identificatieproces doorlopen, waarbij een registration officer van een instantie die PKI certificaten mag uitgeven (in dit geval Cleverbase) de cliënt identificeert, en vervolgens het PKI certificaat beschikbaar stelt.

In de Q&A wordt tot slot nog een vraag gesteld over het digitaal identificeren en ondertekenen. Hierover heeft DNB in april 2021 een verduidelijking over de mogelijkheden van het digitaal identificeren en ondertekenen gepubliceerd. Hier staat aangegeven dat de eIDAS wetgeving gewoon kan worden gevolgd en de niveaus substantieel en hoog als geldige identificatiemiddelen worden geaccepteerd: https://zynyo.com/blog-nieuws/online-identificatie-dnb/

Wilt u meer weten over het digitaal identificeren en ondertekenen? Neem dan contact op met Taco van Bennekom (NEXTlegal) of Patrick Terranea (ZYNYO).

Bekijk hier de hele opname van de Webinar terug: