Digitale handtekening in Word
Hoe plaats je een digitale handtekening onder een MS Word document?
Een digitale handtekening bestaat uit twee algoritmes. Een die controleert of degene die ondertekent ook de persoon is die moet ondertekenen, de identificatie. En een die zorgt dat het ondertekende document niet meer kan worden gewijzigd of gemanipuleerd, de integriteit. Hoe werkt dat dan in MS Word. "Die documenten kan ik toch eenvoudig wijzigen?"
Het digitaal ondertekenen van een Word document werkt niet anders dan het ondertekenen van bijvoorbeeld een pdf of ander formaat document. Enerzijds worden de ondertekenaars geïdentificeerd middels een bepaalde authenticatie. En anderzijds wordt na ondertekenen het document verzegeld.
De ondertekenaars ontvangen dan bericht dat ze het Word-document digitaal kunnen ondertekenen. Ze kunnen dan het Word document inzien en een ‘handtekening zetten’. Uiteraard kunnen ze het document niet meer wijzigen. Vooraf moeten ze zichzelf identificeren via één van de gebruikte authenticatiemiddelen, denk aan DigiD of een sms met een tan-code.
Nadat iedere ondertekenaar het Word document digitaal heeft getekend wordt het document automatisch verzegeld en wordt er een bewijs van geldigheid gehecht aan het document. Zo ontstaat een nieuw document met aangehecht bewijs van echtheid. De ondertekenaars ontvangen allen dit nieuwe digitaal ondertekende document voor de eigen administratie.
Praktijkvoorbeeld: tekenen in MS Word
we schetsen kort hoe het digitaal ondertekenen van een MS Word document in de praktijk kan gaan. Het begin met het selecteren van een te ondertekenen Word-document. Aansluitend wordt bepaald wie dit Word document allemaal gaan ondertekenen. En welke authenticatiemiddelen gebruikt worden voor de identificatie van de ondertekenaars. De ondertekenaars ontvangen vervolgen bericht per mail dat ze een Word-document digitaal kunnen ondertekenen. Ze kunnen dan het Word document inzien en een ‘handtekening zetten’. Uiteraard kunnen ze het document niet meer wijzigen, doen ze dit wel, kunnen ze het niet meer ondertekenen.
Vooraf moeten ze zichzelf identificeren via één van de gebruikte authenticatiemiddelen, denk aan DigiD of een sms met een tan-code. Nadat iedere ondertekenaar het Word document digitaal heeft getekend wordt het document automatisch verzegeld en wordt er een bewijs van geldigheid gehecht aan het document. Zo ontstaat een nieuw Word-document met aangehecht bewijs van echtheid. De ondertekenaars ontvangen allen dit nieuwe digitaal ondertekende document voor de eigen administratie. Wanneer dit nieuwe document wordt gewijzigd, dan is dit duidelijk te zien aan het bewijs van echtheid.
