Bericht Legal IT Talk: Digitale Identifizierung und Unterzeichnung

Ein weiterer Legal IT Talk der Lexxyn-Gruppe statt, dieses Mal zum Thema digitale Unterschrift und Identifizierung. Gäste waren Taco van Bennekom, Berater bei NEXTlegal, und Patrick Terranea, Produkt- und Geschäftsentwicklung bei Zynyo.

Bei der digitalen Identifizierung und Unterzeichnung von Dokumenten geht es vor allem darum, die Identität des Unterzeichners und die Authentizität der Unterschrift zu überprüfen. Dies garantiert die Rechtsgültigkeit des Dokuments. Taco: "Wir sind der Meinung, dass dieser ganze Prozess für den Anwalt oder Notar so einfach wie möglich sein sollte, deshalb haben wir begonnen, dies in unserer Software anzubieten. Alle Arten von Dokumenten können nun digital unterzeichnet werden, ohne dass der Kunde ins Büro kommen muss. Derzeit handelt es sich dabei vor allem um private Vereinbarungen, aber ab August wird der Gesetzgeber voraussichtlich die Möglichkeit schaffen, dass ein Notar ein privates Unternehmen digital gründen kann.

Patrick schließt sich dem an: "Wir haben vor einiger Zeit damit begonnen, unseren Signierdienst mit der Software von NEXTlegal zu verknüpfen. Daher können Sie jetzt alle konformen eIDAS-Verordnung gültige Signiermethoden auf allen Sicherheitsstufen, um ein Stück aus der Software von NEXTlegal digital signieren zu lassen".

Was ist möglich, was ist nicht möglich?
Die Tatsache, dass in Bezug auf das digitale Signieren bereits vieles möglich ist, bedeutet nicht, dass alles bereits erlaubt ist. Für bestimmte Dokumente, wie z. B. die bereits erwähnte Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BV), gibt es noch keine Rechtsgrundlage, um dies digital zu tun. Taco: "Für die Gründung eines B zum Beispiel müssen einige zusätzliche Dinge bedacht werden, die Belehrung zum Beispiel, die ein Notar vornehmen muss. Die Gesetzgebung muss dafür noch angepasst werden, und das ist jetzt Gegenstand der Konsultation mit den Politikern. Daneben gibt es aber auch die "normalen" Dokumente: eine Erklärung, eine Vereinbarung, einen Vertrag. Die Rechtsvorschriften dafür sind bereits vorhanden und werden in der Praxis bereits angewendet.

Es gibt also durchaus Anwendungen sowohl für den juristischen als auch für den notariellen Beruf, aber wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen erst einmal geschaffen sind, scheint die notarielle Urkunde das Sahnehäubchen zu sein. Taco fährt fort: "Für beide Berufe ist der Prozess ähnlich. Sie erstellen das Dokument, und unabhängig von der Art des Dokuments durchlaufen Sie dieselben Schritte, um es an die Unterzeichner zu senden.

Ebenen der Unterzeichnung
Es sind verschiedene Ebenen und Formen der Identifizierung möglich. Es ist zum Beispiel ein Unterschied, ob jemand ein Dokument als Verbraucher oder im Namen einer Organisation unterschreiben will. Patrick: "Es gibt zwar verschiedene Arten von Zertifikaten für Verbraucher und Organisationen, aber der Prozess ist derselbe. Dabei ist es wichtig, die verschiedenen Arten und Stufen der Unterzeichnung eine Zeit lang durchzugehen.

Ich habe bereits die eIDAS-Verordnung erwähnt. Sie nennt drei Unterschriftsstufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Die einfache und die fortgeschrittene Signatur werden derzeit am häufigsten im Geschäftsverkehr eingesetzt. Qualifiziertes Signieren mit einem persönlichen PKI-Zertifikat (Burgercertificaat), eignet sich zum Signieren als Geschäftsperson oder als Konsument. Anwälte und Notare kennen natürlich bereits die Berufszertifikate: auch diese sind PKI-Zertifikate, aber speziell für ihre Rolle. Und die Verbraucher können jetzt auch ihr eigenes PKI-Zertifikat erhalten, um auf höchstem Niveau digital zu signieren - eIDAS HIGH".

PKI-Zertifikat
Die Beschaffung eines solchen PKI-Zertifikats ist daher für den Kunden notwendig, wenn er ein Dokument auf höchstem Niveau digital signieren möchte. Patrick: "Der Kunde muss sich bei einer Stelle, die zur Ausstellung von PKI-Zertifikaten berechtigt ist, registrieren und identifizieren. In unserem Fall ist das Cleverbase, wo der gesamte Prozess online und für den Kunden kostenlos durchgeführt werden kann. Nach Abschluss dieses Prozesses erhält er dann das persönliche PKI-Zertifikat, mit dem Dokumente auf höchstem Niveau signiert werden können. Diese Bescheinigung ist drei Jahre lang gültig. Wir helfen Unternehmen auch dabei, ihre Kunden an Bord zu holen, wenn sie zum ersten Mal Dokumente digital unterschreiben müssen.

Demonstration
Bei einer Demonstration des digitalen Signierens zeigen Taco und Patrick gemeinsam, wie eine digitale Signatur erstellt wird. Es wird gezeigt, wie das Dokument vom Softwarepaket an den Client gesendet wird, wie es mit einem PKI-Zertifikat signiert wird und wie die signierten Dokumente wieder in der richtigen Datei abgelegt werden. Patrick zeigt auch, wie der Inhalt des Dokuments von allen Unterzeichnern validiert werden kann Um Fälschungen oder nachträgliche Änderungen zu verhindern. Zu diesem Zweck werden dem signierten Dokument unter anderem ein digitales Siegel und ein Prüfpfad beigefügt.

Schließlich zeigt Patrick Wie ein Kunde ein kostenloses persönliches PKI-Zertifikat erhalten kann. Dabei handelt es sich um einen Identifizierungsprozess über eine App, bei dem ein Registrierungsbeauftragter einer zur Ausstellung von PKI-Zertifikaten befugten Behörde (in diesem Fall Cleverbase) den Kunden identifiziert und anschließend das PKI-Zertifikat bereitstellt.

Schließlich wird in den Fragen und Antworten eine Frage zur digitalen Identifizierung und Unterzeichnung gestellt. Hierzu hat die DNB im April 2021 eine Klarstellung zu digitalen Identifikations- und Signiermöglichkeiten veröffentlicht. Hier heißt es, dass die eIDAS-Rechtsvorschriften einfach befolgt werden können und die Stufen "erheblich" und "hoch" als gültige Kennzeichnungen akzeptiert werden: https://zynyo.com/blog-nieuws/online-identificatie-dnb/

Möchten Sie mehr über digitale Identifizierung und Unterzeichnung erfahren? Dann kontaktieren Sie Taco van Bennekom (NEXTlegal) oder Patrick Terranea (ZYNYO).

Sehen Sie sich die gesamte Aufzeichnung des Webinars hier an: