Onderwijs
Veel mogelijkheden, voordelen én besparingen binnen het onderwijs, dankzij de elektronische handtekening
Met digitale handtekeningen in het onderwijs sluiten onderwijsinstellingen, studenten, ouders en stagebedrijven bij aanvang van een opleiding verschillende overeenkomsten, zoals een Onderwijsovereenkomst of een Praktijkovereenkomst.
Studenten zijn niet direct betrokken bij het tekenen van andere overeenkomsten, zoals arbeidsovereenkomsten en offertes. Het ondertekeningsproces van dergelijke documenten kost vaak veel tijd, wat indirect leidt tot aanzienlijk geldverlies dat niet aan onderwijs kan worden besteed.
Implementeren van digitale handtekeningen in het onderwijs kan aanzienlijke besparingen in geld en tijd opleveren en heeft een grote invloed op de procesbeheersing. Hierdoor kan een onderwijsinstelling real-time informatie verkrijgen over de locatie en status van te ondertekenen overeenkomsten. Dit biedt controle over deadlines en bijbehorende financiering. Enkele onderwijsinstellingen hebben berekend dat er naar schatting 5 euro per document kan worden bespaard.
Ondertekenen met iDIN in het onderwijs
Jarenlang benadrukte het Ministerie van Onderwijs de noodzaak van een hoge mate van zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar bij digitale ondertekening van overeenkomsten met studenten (specifiek STORK niveau 3). Voorheen werd geadviseerd dat onderwijsinstellingen bij elektronische ondertekening de authenticatie uitvoerden via DigiD, wat overeenkomt met STORK niveau 2.
Echter, het gebruik van DigiD voor authenticatie vormt een uitdaging bij minderjarigen, omdat dit onbedoeld het BSN-nummer van de ouder/voogd kan onthullen aan onderwijsinstellingen.
Met iDIN worden beiden problemen ondervangen en lijkt dan ook niets meer het ondertekenen van documenten in het onderwijs in de weg te staan. iDIN voldoet aan de eisen van STORK-niveau 3, vraagt geen opslag van BSN en behoeft geen lastig en kostbaar DigiD audit-traject.
Identificeren met Yivi
Yivi biedt een privacy-vriendelijke oplossing voor het inloggen. Wanneer gebruikers inloggen, onthullen ze enkele relevante eigenschappen via een Yivi app op hun eigen mobiele telefoon, zoals hun leeftijd (bijvoorbeeld ouder dan 16 jaar) of studentenstatus. Yivi waarborgt privacy doordat bezoekers alleen de informatie onthullen dat ze student zijn, zonder verdere details.
Via de Yivi app is het ook mogelijk om aanvullende informatie te vragen, zoals de rol van de bezoeker (student of medewerker) en de naam van de instelling (universiteit of hogeschool). Hiermee kan speciale toegang worden verleend aan bijvoorbeeld alleen studenten en/of medewerkers van een specifieke instelling.
Daarnaast kunt u met de Yivi app digitale handtekeningen zetten, waarbij u zichzelf ook met persoonlijke attributen identificeert als ondertekenaar.
Kies het juiste platform
Wanneer onderwijsinstellingen de overstap naar elektronische ondertekening overwegen, is het cruciaal om voorbij de huidige uitdagingen te kijken. Vaak vormt één bepaald document de aanleiding voor deze overstap, maar een bredere blik kan onthullen dat meerdere documenttypen geschikt zijn. Bij de keuze van het ondertekeningsplatform is het van belang om rekening te houden met deze diversiteit aan documenten.
Kiezen van het juiste platform is van groot belang vanwege de diversiteit aan te ondertekenen documenten in het onderwijs. Hierbij moet rekening worden gehouden met de mogelijkheden om zowel geavanceerd als gekwalificeerd (in één document) te kunnen ondertekenen, evenals de benodigde authenticatiemiddelen zoals YIVI, en potentiële veranderingen in de wetgeving.
Naast overeenkomsten waarbij studenten betrokken zijn, wil de onderwijsinstelling mogelijk ook andere documenten elektronisch ondertekenen. Een voorbeeld hiervan is de arbeidsovereenkomst, die sinds 1 juli 2016 bij wet met een gekwalificeerde elektronische handtekening door de werkgever moet worden ondertekend. Dit geavanceerd ondertekenen kan bijvoorbeeld authenticatie via YIVI omvatten.
Daarnaast moet het platform snel kunnen reageren op veranderingen in wetgeving en handhaving. Sinds 1 juli 2016 is het verplicht voor werkgevers om gekwalificeerd te ondertekenen. Dit zal leiden tot een strenger toezicht op naleving door instanties zoals Agentschap Telecom, accountants of andere controle-instanties. Gezien de financiële gevolgen van nauwkeurige financiële dossiers, adviseert Zynyo onderwijsinstellingen om de verantwoordelijke onderwijsdirecteuren te laten ondertekenen met een eigen certificaat. Het platform moet deze gekwalificeerde elektronische handtekening ondersteunen.
Digitale handtekeningen in het onderwijs
Zynyo biedt op maat gemaakte elektronische ondertekeningsoplossingen voor onderwijsinstellingen. Dit stelt hen in staat om op het hoogste betrouwbaarheidsniveau te ondertekenen met hun eigen certificaat. Ook studenten, ouders en stagebedrijven kunnen op betrouwbaarheidsniveau (Stork level) 3 ondertekenen. Zynyo belooft hoogwaardige diensten tegen lage kosten en conformeert zich volledig aan geldende wet- en regelgeving.
Via Zynyo heeft u toegang tot verschillende authenticatiemiddelen, waaronder YIVI, voor diverse ondertekeningsprocessen met het gewenste betrouwbaarheidsniveau. Zynyo maakt gebruik van een Nederlands PKI Overheidscertificaat voor haar ondertekeningsservices en raadt onderwijsinstellingen aan hetzelfde te doen, in lijn met de 'handreiking voor overheidsdiensten'. Hierdoor wordt voldaan aan de Europese wetgeving voor het plaatsen van gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen.
Kies daarom een elektronisch ondertekeningsplatform dat geavanceerd en gekwalificeerd ondertekenen ondersteunt, YIVI aanbiedt en snel kan reageren op wettelijke veranderingen.
5 redenen waarom Zynyo
Zynyo Signing Service Provider biedt de volgende voordelen:
✓ Geavanceerd én gekwalificeerd ondertekenen op 1 document
✓ Compliant aan actuele wetten en internationale afspraken
✓ Persoons- en organisatiegebonden PKI Overheidscertificaten
✓ Kostenbesparing en maximale procescontrole
✓ Grote variëteit aan authenticatiemiddelen, waaronder iDIN
