Handreiking ‘Elektronisch Ondertekenen’ van de VNG

In december 2021 publiceerde de VNG de handreiking ‘Elektronisch Ondertekenen’. Dit document is samengesteld door een werkgroep bestaande uit gemeenten en marktpartijen, onder leiding van de VNG. De handreiking heeft primair als doel gemeenten handvatten aan te reiken bij het invoeren van elektronisch ondertekenen. Waarom nu? Enerzijds hebben relatief weinig gemeenten digitaal ondertekenen ingevoerd en anderzijds is er een groeiend aantal aanbieders.

Er wordt ingegaan op vraagstukken als welke soorten elektronische handtekening er zijn, welke documenten elektronisch (moeten) worden ondertekend, en welke eisen er gelden voor preservering van de elektronische handtekening. Alleen al deze informatie is heel nuttig om door te nemen.

Niet ondertekenen, tenzij
De handreiking bevat een juridische analyse ten aanzien van de noodzaak om als gemeente digitaal ondertekenen in te zetten. Daarbij wordt aangegeven dat veel documenten geen ondertekening nodig hebben. Daarom wordt voorgesteld de benadering ‘niet ondertekenen, tenzij….’ te gebruiken. Ook wordt aandacht geschonken aan het waarmerken van documenten. Een waarmerk of digitaal zegel verschilt van een digitale handtekening in die zin dat het niet ten doel heeft een wederpartij het document te laten ondertekenen. Het heeft daarom veel meer een archieffunctie. Wat velen echter niet weten, is dat een digitale handtekening ook altijd een digitaal zegel bevat. In technische zin wordt daar dan ook nog een authenticatie van een ondertekenaar aan toegevoegd.

Naast de direct op digitaal ondertekenen toepasselijke wetgeving (eIDAS-Verordening) wordt in de handreiking ook aandacht besteed aan de Archiefwet. Omdat voor een digitale handtekening en digitaal zegel bij beiden een tijdstempel certificaat met long term archiving mogelijk is, kan een gemeente beide functionaliteiten inzetten voor archivering. Het is dus niet nodig om een digitaal ondertekend document nog eens apart te waarmerken (behalve om interne beleidsregels te volgen).

Verschillende benaderingen
Een viertal gemeenten (Delft, Den Haag, samenwerking Drechtsteden en Nijmegen) heeft haar praktijkervaringen met het VNG gedeeld. Het is interessant hoe iedere gemeente een andere benadering heeft tot de veelheid van documenten (besluiten, overeenkomsten) die wel of geen ondertekening of waarmerk nodig hebben. Deze praktijkervaringen kunnen goed gebruikt worden voor oriënterende gemeenten om aandachtspunten voor de aanpak en wijze van implementeren te formuleren. Ook kan hieruit een stappenplan voor de invoering van de elektronische handtekening worden opgesteld.

Zynyo heeft een review gedaan op de VNG-handreiking en is daarbij betrokken geweest als expert. Ze ziet het als een nuttig document voor gemeenten die zich oriënteren op het inzetten van de digitale handtekening. Met het oog op de Wet elektronisch berichtenverkeer zijn naast deze diensten ook de aangetekende e-mail (waarbij een auditble bewijs van ontvangst zit) zeer toepasselijk en heel goed te combineren met de implementatie van digitaal ondertekenen. Zo vang je meerdere vliegen in een klap en hoeft een gemeente maar eenmaal te implementeren.