Arbeidscontracten digitaal ondertekenen, wat zegt de wet?
16 april 2020
In de wereld van vandaag zijn we nog steeds in grote mate gewend om een overeenkomst te bevestigen met een handgeschreven handtekening in combinatie met de naam van de ondertekenaar, de datum en de locatie waar de handtekening is geplaatst.
De trend is dat zaken steeds vaker online worden gedaan. Zeker met de coronacrisis is de noodzaak om overeenkomsten digitaal te kunnen ondertekenen hoog. In deze context worden overeenkomsten ook online gesloten. Om een online document te voorzien van een handtekening, wordt vaak een afbeelding van een handgeschreven handtekening in het document geladen. Een andere vorm van een elektronische handtekening is om een document een ’handgeschreven’ handtekening te geven met behulp van de (muis) cursor van uw computer.
Met beide elektronische handtekeningen heeft de wederpartij geen sluitend bewijs over wie nu eigenlijk welk document getekend heeft. Dat kan zich opbreken wanneer er achteraf een geschil zou ontstaan.
Een digitale handtekening is heel anders dan een elektronische handtekening, omdat de identiteit van de ondertekenaar moet worden gevalideerd op het moment dat de overeenkomst wordt ondertekend. De validatie van de identiteit van iemand wordt vaak gedaan met behulp van een token, bijvoorbeeld die gebruikt worden bij online bankieren. Maar een identificatietool kan ook een certificaat zijn, onder strikte regelgeving uitgegeven door een bevoegde autoriteit, of uw mobiele telefoontoestel.
De juridische vereisten voor digitale handtekeningen zijn binnen de EU uniform vastgelegd in de eIDAS Verordening. Deze verordening geldt dus ook in Nederland en maakt onderscheid tussen drie typen handtekeningen:
- Normale elektronische handtekening: dit is de meest eenvoudige variant. Denk hierbij aan een muishandtekening of de gescande handtekening, die bijvoorbeeld onder een e-mail geplakt kan worden als afbeelding. Via een eenzijdige manier (een e-mail bijvoorbeeld) wordt de ondertekenaar geverifieerd.
- Geavanceerde elektronische handtekening: Bij deze methode wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde ‘ tweefactor-authenticatie’, waarbij de persoon die ondertekend op twee manieren wordt geverifieerd. Deze code wordt vaak afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Voor deze verificatie kunnen verschillende methoden worden toegepast, zoals de SMS-TAN, DigiD en iDIN.
- Gekwalificeerd elektronische handtekening: Dit is de meest ‘zware’ variant. Hierbij wordt een geavanceerde elektronische handtekening gecontroleerd met behulp van een certificaat dat is uitgegeven door een door de overheid erkende leverancier van certificaten. Het lijkt daarmee op een soort van ‘digitaal paspoort’.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
De vereisten van de eIDAS-Verordening zijn in Nederland opgenomen in artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek. Dit artikel stelt dat ‘een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.’
De digitale handtekening staat in juridisch opzicht gelijk aan de handgeschreven handtekening, mits deze aldus ‘voldoende betrouwbaar’ is. Om die reden kun je dus documenten, facturen en overeenkomsten aangaan via de digitale handtekening en sta je -naast dat het rechtsgeldig is- juridisch sterk als het voor de rechter komt omdat het dan aan de andere partij te bewijzen is dat de digitale handtekening niet door hem of haar gezet is (in plaats dat jij moet bewijzen dat de andere partij de handtekening wel heeft gezet). Uit rechtspraak volgt dat zowel de geavanceerde als gekwalificeerde digitale handtekening als voldoende betrouwbaar worden bestempeld. Dat beteken dat beide handtekeningen derhalve sterke bewijskracht hebben indien partijen tot een geschil zouden komen hierover. De rechter gaat er bij deze handtekeningen ‘ambtshalve’ vanuit dat ze rechtsgeldig zijn, hetgeen betekent dat het aan een betwistende partij is om aan te tonen dat een geavanceerde of gekwalificeerd handtekening niet op een geldige wijze tot stand is gekomen. Gemakshalve voeg ik een notitie die ik hierover recent publiceerde in een juridisch tijdschrift.
Mag je een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen?
De arbeidsovereenkomst neemt een bijzondere positie binnen het Nederlands burgerlijk recht in. Dit komt omdat de werknemer beschermd wordt in bepaalde situaties, bijvoorbeeld als een bedrijf verkocht wordt en werknemers mee over moeten gaan. Maar ook in geval een concurrentiebeding of boetebeding ten gunste van de werkgever wordt opgenomen. De wetgever heeft gemeend in dat soort gevallen strenge eisen te stellen ter waarborging van de positie van de werknemer.
De wetgever waarborgt de positie van de werknemer in geval van bepaalde, voor hem of haar nadelige, bedingen, door deze aan een schriftelijkheidsvereiste te onderwerpen. Het gaat dan (met name) om de volgende bedingen: proeftijd (artikel 7:652 lid 2 BW), boetebeding (artikel 7:650 lid 2 BW) en concurrentie- of relatiebeding (artikel 7:653 lid 1b BW).
Er bestaat een juridische discussie omtrent de interpretatie van het schriftelijkheidsvereiste. Dat komt omdat dit vereiste is opgenomen in de wet toen er nog geen sprake was van een digitale wereld. De rechter heeft het vereiste daarom in verschillende uitspraken wat losser geïnterpreteerd en daarmee opgerekt. Daarmee kan met een digitale handtekening toch aan het wettelijke schriftelijk vereiste worden voldaan. In de praktijk wordt meer en meer aanvaard om het schriftelijkheidsvereiste ruim op te vatten, en meer te kijken naar de ratio ervan. Zolang de positie van een werknemer voldoende gewaarborgd is, dan kan invulling zijn gegeven aan het schriftelijkheidsvereiste. Daarmee komt ook de digitale handtekening in beeld voor het ondertekeningen van de arbeidsovereenkomst in het algemeen, maar in het bijzonder ook specifieke bedingen.
Alles beschouwend is bij het digitaal ondertekenen van een arbeidsovereenkomst, met of zonder bezwarende bedingen, aan te raden om gebruik te maken van een geavanceerde digitale handtekening door zowel werkgever als werknemer. Als men het zekere voor het onzekere wil nemen, afhankelijk van de bedingen die zijn opgenomen in de overeenkomst, zou ervoor kunnen worden gekozen een gekwalificeerde handtekening te gebruiken. Een geavanceerde handtekening kan verkregen worden door middel van identificatie via een mobiele telefoon, maar ook via verificatie door middel van persoonsgegevens die bij uw bank bekend zijn. Niet alle dienstverleners van digitale handtekeningen kunnen een gekwalificeerde handtekening bieden, maar enkel een eenvoudige digitale handtekening. Deze partijen stellen dat deze handtekeningen rechtsgeldig zijn, daarbij verwijzend naar art 3:15a, lid 3 BW (zie hierboven). Het moge duidelijk zijn dat dit logisch is, maar dat het enkel een probleem kan opleveren in geval de wederpartij de geldigheid betwist.
